Hva «firmakort» betyr her
Begrepet brukes om to helt forskjellige ting, så det er verdt å avklare med en gang: vi utsteder ikke betalingskort. Firmakortet i Connectify Nordic er en konteringsprofil for kortet bedriften allerede har fra banken eller kortutstederen sin. Profilen består av et navn de ansatte kjenner igjen, og kreditkontoen kjøp på kortet skal føres mot i regnskapet.
Det betyr at vi ikke henter transaksjoner fra kortet og ikke viser saldo. Vi gjør noe annet: vi sørger for at hvert kjøp får med seg kvittering, konto, MVA-behandling og godkjenning i det øyeblikket det registreres, slik at bilaget er komplett når det treffer regnskapet. Kontoen stemmer fordi kjøpet var riktig fra starten, framfor at noen sorterer det i etterkant.
Slik settes konteringen sammen
En bokføring trenger to sider: hva pengene gikk til, og hva de ble betalt med. I et firmakortkjøp er sidene hentet fra hver sin plass i oppsettet:
- Kreditsiden kommer fra kortet. Hvert firmakort registreres med sin egen kreditkonto, så det er sporbart hvilket kort en utgift hører til.
- Debetsiden og MVA kommer fra utleggstypen. Utleggstypen bærer kostnadskontoen og MVA-behandlingen dere har valgt for den typen kjøp, og gjelder likt for alle som registrerer.
- Kvitteringen følger linjen. Den ansatte legger ved kvitteringen når kjøpet registreres, og den følger bilaget videre til regnskapet.
Fordi begge sider bestemmes av oppsettet framfor av den som handler, blir konteringen den samme hver gang. Det er hele poenget: utleggshåndteringen blir forutsigbar, og økonomiansvarlig slipper å rette bilag i ettertid.
Hvem kan bruke hvilket kort
Et firmakort i systemet er enten åpent eller personlig. Et åpent kort kan velges av alle ansatte som har firmakort tilgjengelig. Et personlig kort er knyttet til en bestemt ansatt, og dukker bare opp hos den personen. Det finnes ingen mellomting der kortet deles av noen utvalgte: valget står mellom hele virksomheten og en enkelt ansatt.
Har flere personer hvert sitt fysiske kort, registreres de som hvert sitt kort i systemet, med hver sin kreditkonto. Ett av kortene kan settes som standard, slik at det foreslås automatisk når et kjøp registreres.
Hva den ansatte gjør
Fra den ansattes side er dette fire korte steg, på web eller mobil:
- Registrerer utgiften med beløp og dato, enten som del av en reiseregning eller som et enkeltstående kjøp.
- Velger utleggstype. Er kvitteringen lest inn automatisk, er feltene forhåndsutfylt og skal bare bekreftes.
- Velger firmakortet kjøpet ble gjort på. Er det satt et standardkort, ligger det allerede der.
- Legger ved kvitteringen og sender inn til godkjenning.
Den ansatte får ingen refusjon for et firmakortkjøp, og skal heller ikke ha det: bedriften har allerede betalt. Kjøpet holdes adskilt fra utlegg den ansatte har lagt ut for privat, og de to behandles ulikt videre i flyten.
Hva administrator setter opp
Firmakort settes opp av en administrator, og forutsetter at Reise & Utlegg er aktivert for virksomheten. Selve oppsettet er kort:
- Slå på firmakort for virksomheten, slik at kortvelgeren vises for de ansatte.
- Registrer hvert kort med et gjenkjennelig navn og kreditkontoen kortet skal føres mot.
- Velg om kortet skal være åpent for alle eller knyttet til en bestemt ansatt.
- Sett eventuelt ett av kortene som standard.
Den delen som krever fagkunnskap, er kontoplanen og MVA-behandlingen på utleggstypene. Den bør settes opp sammen med regnskapsfører eller revisor. Vi hjelper til med oppsettet og svarer på hvordan systemet oppfører seg, men vi tar ikke den regnskapsfaglige vurderingen for dere.
Derfor stemmer kontoen i etterkant
Den vanlige rekkefølgen er omvendt av den vi beskriver her: kjøpene skjer, kortutskriften kommer ved månedsslutt, og så skal noen finne ut hva hvert beløp gjaldt, hvilken konto det hører hjemme på, og hvor kvitteringen ble av. Jo lengre tid som går, desto dyrere blir arbeidet, og noen kvitteringer kommer aldri.
Når konteringen ligger i oppsettet, gjøres arbeidet i motsatt ende. Kjøpet er kontert i det den ansatte registrerer det, kvitteringen ligger på bilaget fra starten, og lederen godkjenner et bilag som allerede er komplett. Der regnskapssystemet er koblet på via API, bokføres bilaget etter godkjenning uten at noen laster ned eller punsjer noe. Hva som skjer i minuttene etter godkjenning, går vi gjennom i artikkelen om hvorfor ansatte slipper å vente på lønnskjøringen.
Hva løsningen ikke er
Vi er tydelige på grensene, både fordi det er ærlig og fordi det sparer dere for en skuffelse senere:
- Vi utsteder ikke kort. Kortavtalen, kredittgrensen og kortnummeret er mellom dere og kortutstederen deres.
- Vi henter ikke transaksjoner fra kortet. Et kjøp kommer inn i systemet fordi den ansatte registrerer det med kvittering, ikke fordi kortet sender oss noe.
- Oppsettet er ikke ferdig på forhånd. Kontoplan og MVA-behandling på utleggstypene er virksomhetens egne valg, og settes opp i starten.
- Automatisk bokføring forutsetter API-integrasjon mot regnskapssystemet deres. Mangler den, bygger vi den uten ekstra kostnad. Begrunnelsen står i hvorfor vi ikke sender deg en fil.
Vil du se firmakort i sammenheng med resten av flyten, gir oversikten over hvordan et reiseregningssystem fungerer hele veien fra kvittering til regnskap og lønn. Lurer du på hva et slikt system koster, går vi gjennom prismodellene i hva koster et reiseregningssystem?