Reiseregningssystem
for norske bedrifter.
Reise & Utlegg er et digitalt reiseregningssystem som samler reise, diett, kjørebok og utlegg i samme reiseregning. AI leser kvitteringene, konteringen følger reglene dere har satt opp, og godkjente rapporter overføres automatisk til regnskap og lønn.
Hva er et reiseregningssystem?
Et reiseregningssystem er et digitalt verktøy som lar ansatte registrere reisekostnader fortløpende, og som hjelper bedriften med å behandle dem riktig etterpå. I stedet for papirkvitteringer, regneark og manuell punching samles diett, kjøregodtgjørelse, utlegg og kvitteringer i en strukturert reiseregning som kan godkjennes og bokføres digitalt.
Behovet oppstår fordi en reiseregning sjelden er én enkelt kostnad. Samme jobbreise kan bestå av kilometer i egen bil, diett etter sats, en togbillett betalt privat og en middag på firmakort. Alt skal dokumenteres med kvittering, konteres på riktig konto med riktig MVA, godkjennes av leder og til slutt ende opp i regnskapet, og for enkelte poster på lønnsslippen. Håndteres dette manuelt, blir det fort feil satser, tapte kvitteringer og etterarbeid for både den ansatte og økonomiansvarlig.
Et godt reiseregningssystem tar bort mesteparten av dette arbeidet. Den ansatte registrerer underveis, gjerne fra mobilen. Systemet holder styr på satser og valutakurser, leder godkjenner digitalt, og ferdig godkjente reiseregninger går videre til regnskap og lønn uten manuell overføring. Resultatet er raskere refusjon til den ansatte, riktigere bilag i regnskapet og full sporbarhet fra kvittering til utbetaling.
Slik fungerer det hos oss
Reise & Utlegg, fra registrering til ferdig bilag
Reise, diett, kjørebok og utlegg i samme reiseregning
Den ansatte registrerer reise, diett, kjørebok og utlegg samlet, fra web eller mobil. Diett og kjøregodtgjørelse beregnes på statens satser, som oppdateres automatisk når de endres, eller på bedriftens egne satser. Kjøreboken henter kjørelengden fra kart, og utgifter i utenlandsk valuta regnes om til kroner med dagens kurs. Kvitteringene lagres kryptert som vedlegg, og alt holdes samlet til reisen er klar til innsending.
- Reise, diett, kjørebok og utlegg i samme flyt
- Statens satser for diett og kjøregodtgjørelse oppdateres automatisk, eller bruk egne firmasatser
- Multivaluta med automatisk omregning til kroner
- Krypterte kvitteringsvedlegg, på web og mobil
AI SmartScan leser kvitteringen for deg
Ta bilde av kvitteringen eller last opp en PDF, så leser SmartScan beløp, dato og leverandør og fyller inn feltene. Ut fra leverandøren foreslår systemet riktig utleggstype, og hver utleggstype bærer konto, MVA og dimensjoner dere har satt opp, slik at linjen er ferdig kontert før den går til godkjenning. AI-en foreslår, du kontrollerer og bekrefter før noe lagres.
- Beløp, dato og leverandør leses fra bilde eller PDF
- Foreslår utleggstype ut fra leverandøren
- Utleggstyper styrer konto, MVA og dimensjoner dere konfigurerer
- Du kontrollerer og bekrefter før lagring
Godkjent av leder, deretter rett i regnskap og lønn
Ferdige reiseregninger sendes til godkjenning hos leder. Først når rapporten er godkjent, overføres den automatisk: utbetalinger opprettes som inngående fakturaer på reskontro i regnskapet, og det som skal innrapporteres, sendes til lønnssystemet. Dere bestemmer hvor ofte overføringen kjører, og en robust kø prøver på nytt hvis et system er nede. Hver overføring ligger i en sporbar logg.
- Inngående faktura på reskontro i regnskapet
- Innrapportering sendt til lønnssystemet
- Dere setter hvor ofte overføringen kjører, med «overfør nå» ved behov
- Robust kø med nytt forsøk og full, sporbar transaksjonslogg
Firmakort, ryddig adskilt fra egne utlegg
Registrer flere firmakort, og velg om hvert kort skal være åpent for alle ansatte eller knyttet til en bestemt ansatt. Sett ett standard firmakort, så foreslås det automatisk når et kjøp registreres. Kjøp på firmakort holdes adskilt fra refusjon av egne utlegg, og bokføres til regnskapet med kontering fra utleggstypen etter godkjenning. Hvert kort har sin egen kreditkonto, så det alltid er sporbart hvilket kort en utgift hører til.
- Hvert kort åpent for alle ansatte, eller for en bestemt ansatt
- Standard firmakort foreslås automatisk ved nytt kjøp
- Holdt adskilt fra refusjon, med egen kreditkonto per kort
- Auto-kontering til regnskap etter godkjenning
Fungerer med systemene dere allerede bruker
Reise & Utlegg kobles til lønns- og regnskapssystemet deres, uten teknisk oppsett i deres ende. Bruker dere et vanlig system vi ikke støtter ennå, bygger vi integrasjonen uten ekstra kostnad.
- UniMicro
- Visma.net ERP
- Visma.net Payroll
Hvem passer systemet for?
Reise & Utlegg passer for norske virksomheter der ansatte kjører, reiser eller legger ut for kjøp i jobben: håndverkeren som kjører mellom oppdrag, konsulenten som reiser til kunder, selgeren med representasjon og alle som i dag leverer kvitteringer i en konvolutt eller et regneark. Økonomiansvarlig får ferdig konterte bilag med kvittering vedlagt, i stedet for løse utlegg som må tolkes i etterkant. Alt fungerer på web og i mobilapp for iOS og Android.
Har organisasjonen frivillige, tillitsvalgte eller andre uten ansettelsesforhold som skal ha refusjon, finnes Reise & Utlegg for eksterne, en egen selvbetjent løsning betalt etter faktisk bruk. Se alle tjenester for en full oversikt over hva som er inkludert.
Ofte stilte spørsmål
Prisen tilpasses virksomhetens størrelse og faktiske bruk, og oppgis i et uforpliktende tilbud. Ta kontakt, så får dere et konkret tilbud og 30 dagers gratis prøveperiode, uten binding. Guiden «Hva koster et reiseregningssystem?» går gjennom prismodellene i markedet og kostnadene som ikke står i prislista.
Ja. Kjørebok er en del av samme reiseregning som diett og utlegg. Kjørelengden hentes fra kart, og kjøringen godkjennes og overføres sammen med resten av reiseregningen.
Ta bilde av kvitteringen eller last opp en PDF, så leser AI SmartScan beløp, dato og leverandør. Du kontrollerer og bekrefter det som er lest, og kvitteringen lagres kryptert som vedlegg på utlegget og følger bilaget videre til regnskapet.
Ja. Når en reiseregning er godkjent, sendes det som skal innrapporteres til lønnssystemet, mens utbetalinger går til regnskapet som inngående faktura. Systemet er integrert med Visma.net Payroll og UniMicro.
Ja. Reise & Utlegg har egen app for iOS og Android i tillegg til web. Ansatte kan skanne kvitteringer og registrere reise, diett, kjørebok og utlegg underveis på reisen.
Ta kontakt via kontaktskjemaet, så går vi gjennom behovene deres, hjelper med oppsettet og kobler til regnskaps- og lønnssystemet dere allerede bruker. Dere får 30 dagers gratis prøveperiode før dere bestemmer dere.
Prøv reiseregningssystemet gratis i 30 dager
Ta kontakt, så får dere en uforpliktende demo og et tilbud tilpasset virksomhetens størrelse og faktiske bruk. Prøveperioden er gratis i 30 dager, helt uten binding.