Et forbehold først
Denne artikkelen er en generell orientering, ikke skatterådgivning. Hva som gjelder for akkurat deres utbetalinger, avhenger av beløp, mottaker og formål, og bør avklares med regnskapsfører eller revisor. Satsene for kilometergodtgjørelse og diett endres jevnlig, og vi gjengir dem derfor ikke her; gjeldende satser finnes hos Skatteetaten.
Hva som hører hjemme i en reiseregning
En reiseregning består av tre typer poster, med ulik logikk:
- Utlegg. Kostnader den ansatte har lagt ut for, og som skal refunderes krone for krone mot kvittering: tog, fly, hotell, taxi, parkering, bompenger. Refusjon av et dokumentert utlegg er normalt ikke skattepliktig for den ansatte, fordi det ikke er en fordel, bare penger tilbake.
- Kilometergodtgjørelse. Bruker den ansatte egen bil i jobben, får hen godtgjørelse per kilometer etter en sats. Her er det ikke en kvittering som dokumenterer kravet, men kjøreboken: dato, strekning, formål og antall kilometer.
- Diett. Kostgodtgjørelse som dekker merkostnader til mat på reise, beregnet etter satser som avhenger av reisens varighet og om det var overnatting. Diett er en godtgjørelse, ikke en refusjon: det kreves ingen matkvitteringer, men det kreves at reisen er dokumentert med tidspunkter og overnattingssted.
I tillegg kommer formål og tidsrom for reisen, og ofte en kobling til prosjekt eller avdeling, så regnskapet får kostnaden på riktig sted.
Trekkfritt og trekkpliktig, på overordnet nivå
Her er det nyttig å kjenne hovedprinsippet uten å gå inn i tall. Myndighetene fastsetter satser for hva som kan utbetales trekkfritt i kilometergodtgjørelse og diett. Utbetaler arbeidsgiver inntil satsen, trekkes det ikke skatt. Utbetaler arbeidsgiver mer, for eksempel fordi tariffavtalen har en høyere sats, er beløpet over den trekkfrie satsen trekkpliktig og behandles som lønn. Samme reise kan altså gi en trekkfri del og en trekkpliktig del, og de to skal rapporteres hver for seg.
Satsene endres, og det er satsen på reisedatoen som gjelder, ikke dagens. En reiseregning som leveres sent, skal regnes med satsen som gjaldt da reisen fant sted. Begrepene har vi forklart grundigere i trekkfritt, trekkpliktig eller innrapporteringspliktig?
Dokumentasjon og kvitteringer
Bokføringsreglene krever at et utlegg dokumenteres med et bilag som viser hva som ble kjøpt, når, hos hvem og til hvilket beløp. I praksis: kvitteringen, eller et lesbart bilde av den, med dato, leverandør og beløp. For kjøring er dokumentasjonen kjøreboken med dato, strekning og formål. For diett er det reisens start og slutt og hvor den ansatte overnattet.
Kvitteringer som mangler, er den vanligste grunnen til at reiseregninger stopper opp. Rådet er enkelt: ta bildet med en gang, før kvitteringen havner i jakkelommen.
Der det oftest går galt
- Reiseregningen leveres for sent og regnes med dagens sats i stedet for satsen på reisedatoen.
- Diett og kilometer regnes for hånd, og splitten mellom trekkfri og trekkpliktig del glemmes eller gjøres feil.
- Kvitteringen er borte når økonomi spør etter den.
- Alt havner i lønnskjøringen, også de rene utleggene, slik at den ansatte venter til lønnsdatoen på penger hen har lagt ut for arbeidsgiver.
- Ingen vet hvor regningen er. Er den godkjent, avvist eller bare glemt i en innboks?
Slik leverer du reiseregningen i Reise & Utlegg
I Reise & Utlegg er reiseregningen det samlende dokumentet: utlegg, kjørebok og diett registreres som linjer i samme regning, på web eller i mobilappen. Reiser som skal kreves refundert fra NAV, har en egen type der kravet mot NAV beregnes.
- Utlegg. Ta bilde av kvitteringen eller last den opp. Skanningen henter beløp, dato og leverandør; får den ikke tak i alt, fyller du inn det som mangler. Kvitteringen følger linjen videre.
- Kjørebok. Registrer turen. Kilometergodtgjørelsen regnes ut og splittes automatisk i trekkfri og trekkpliktig del mot satsen som gjaldt på datoen. Hvordan registreringen foregår, står i elektronisk kjørebok.
- Diett. Registrer reisens tidsrom og overnatting. Dietten beregnes og splittes på samme måte. Beløpet den ansatte eventuelt skriver inn, overstyres av beregningen, så alle regnes likt.
- Prosjekt eller avdeling. Har dere satt opp en påkrevd dimensjon, kan regningen ikke sendes uten at den er valgt.
- Send. Trykk «Send til godkjenning». Trenger du å endre noe, kan du trekke regningen tilbake så lenge den ikke er behandlet. Du ser hvem som godkjente, og eventuell kommentar eller begrunnelse ved avvisning. Leder godkjenner på web.
Hva som skjer etter godkjenning
Etter godkjenning deler regningen seg. Den trekkpliktige delen av diett og kjøring går til lønnssystemet, der den behandles som lønn. Den trekkfrie refusjonen går veien om regnskapet.
Bruker dere UniMicro som regnskapssystem, sendes refusjonen automatisk som faktura mot den ansattes reskontro, med kvitteringene vedlagt, bokføres og sendes til betaling der. Det skjer uavhengig av lønnskjøringen, og gjelder også når lønnen kjøres i Visma.net Payroll med UniMicro som regnskap. Selve utbetalingen skjer i regnskapssystemet deres, etter deres rutiner. Hva det betyr for hvor ofte ansatte får igjen pengene sine, står i hyppigere utbetaling av reiseregninger, uten å vente på lønnskjøringen. Hvordan konteringen settes opp på utleggstypene, står i utleggshåndtering.
Det systemet ikke gjør
- Det tar ikke den skattefaglige vurderingen. For vanlige utlegg avhenger innrapporteringsplikten av beløp, mottaker og formål, og det avklares med regnskapsfører eller revisor før utleggstypene settes opp.
- Det utbetaler ikke penger og lover ikke et tidspunkt. Utbetalingen skjer i regnskaps- eller lønnssystemet deres.
- Veien rett til regnskapet gjelder med UniMicro som regnskapssystem. Bruker dere et annet system, avklarer vi hva som gjelder for dere.
- Godkjenning gjøres på web. Ansatte registrerer og sender fra mobilappen; lederen godkjenner på web.
Se reiseregningssystemet for hele flyten fra kvittering til regnskap og lønn.