Personvernerklæring

Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig for personopplysningene som beskrives her, er:

Hvilke personopplysninger vi behandler

Vi behandler personopplysninger i to hovedsammenhenger: når du tar kontakt via nettsiden, og når din virksomhet bruker produktene våre.

Kontaktskjema og henvendelser

Når du sender oss en henvendelse via kontaktskjemaet eller per e-post, behandler vi opplysningene du oppgir, typisk:

• Navn
• E-postadresse
• Eventuelt firmanavn
• Innholdet i meldingen din

Kontaktskjemaet på nettsiden sendes inn via vår skjemaleverandør Formspree, som mottar opplysningene du oppgir (navn, bedrift, e-postadresse og innholdet i meldingen) og videresender dem til oss. Formspree behandler opplysningene på våre vegne i USA – se «Databehandlere og underleverandører» og «Overføring utenfor EØS» nedenfor. Du kan også kontakte oss direkte på e-post i stedet for å bruke skjemaet.

Bruk av produktene (Plan & Time og Reise & Utgifter)

Når din arbeidsgiver eller virksomhet bruker tjenestene våre, behandles personopplysninger om ansatte og brukere som ledd i leveransen, for eksempel navn, kontaktinformasjon, stillings- og turnusopplysninger, fravær, timeregistreringer og opplysninger knyttet til utlegg og kvitteringer. I disse tilfellene opptrer Connectify Nordic som databehandler på vegne av din arbeidsgiver, som er behandlingsansvarlig. Behandlingen skjer kun etter arbeidsgivers instruks og er regulert i databehandleravtalen mellom oss og arbeidsgiveren din, og vi behandler ikke disse opplysningene for egne formål.

Formål og behandlingsgrunnlag

Vi behandler personopplysninger til følgende formål:

• Besvare henvendelser sendt via kontaktskjema eller e-post. Grunnlag: berettiget interesse (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f) i å kunne svare på spørsmål, eventuelt for å inngå avtale (artikkel 6 nr. 1 bokstav b).
• Levere og drifte tjenestene Plan & Time og Reise & Utgifter. Grunnlag: oppfyllelse av avtale med kunden (artikkel 6 nr. 1 bokstav b), og for personopplysninger om ansatte: behandling på vegne av kunden i henhold til databehandleravtale.
• Sikkerhet, feilsøking og forbedring av nettsiden og tjenestene. Grunnlag: berettiget interesse (artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

Lagringstid

Vi oppbevarer personopplysninger bare så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, eller så lenge vi er pålagt å oppbevare dem etter lov.

• Henvendelser via kontaktskjema og e-post: vi oppbevarer henvendelsen så lenge det er nødvendig for å følge den opp, og sletter den senest 12 måneder etter siste kontakt dersom det ikke oppstår et kundeforhold.
• Kundedata i tjenestene: Kundedata behandles så lenge kundeforholdet består. Ved opphør gjøres dataene tilgjengelige for eksport i et eksportvindu på 30 dager, og slettes eller tilbakeleveres deretter etter kundens valg, normalt innen 90 dager etter opphør, med mindre lov (for eksempel bokføringsloven) krever lengre oppbevaring. Detaljene følger av databehandleravtalen.

Databehandlere og underleverandører

Vi bruker enkelte tredjeparter som behandler personopplysninger på våre vegne. Disse er bundet av databehandleravtaler og kan kun behandle opplysninger etter våre instrukser. Aktuelle databehandlere og underleverandører er blant annet:

• Anthropic – leverandør av AI-modellen (Claude) som driver den valgfrie AI-turnusassistenten i Plan & Time (turnusforslag). AI-funksjonen er av som standard. Når den aktiveres, overføres kun aktive ansattes navn og turnusrelaterte referansedata (vaktkoder, vaktblokker og arbeidstidsregler) for å gi turnusforslag. Fødselsnummer, lønns- og bankopplysninger, e-postadresse og registrerte arbeidstimer overføres ikke. Anthropic opptrer som underdatabehandler; behandlingen kan skje i USA (se «Overføring utenfor EØS»). En databehandleravtale med Anthropic er en forutsetning for at funksjonen settes i drift.
• Microsoft (Azure Document Intelligence) – maskinell avlesning av opplastede kvitteringer og bilag i Reise & Utgifter («SmartScan»), som leser ut beløp, dato, leverandør og lignende fra bilde/PDF for å forhåndsutfylle utleggslinjer. Funksjonen behandler kun innholdet i de bilagene som lastes opp. Microsoft opptrer som underdatabehandler under databehandleravtale; vi tilstreber at behandlingen skjer innenfor EØS, og dersom den etter omstendighetene skjer utenfor EØS, skjer det på et gyldig overføringsgrunnlag (se «Overføring utenfor EØS»).
• Visma – integrasjon mot Visma.net ERP (inngående faktura) og Visma.net Payroll (lønn og ansatt-provisjonering). Ved lønns-/regnskapseksport overføres relevante ansatt- og lønnsopplysninger (for eksempel navn, fødselsnummer, stilling, lønns-/timegrunnlag og bankkontonummer) til kundens eget Visma-miljø etter kundens instruks.
• UniMicro – tilsvarende lønns- og regnskapsopplysninger (for eksempel navn, fødselsnummer, stilling, lønns-/timegrunnlag og bankkontonummer) overføres til kundens eget UniMicro-miljø etter kundens instruks.
• Systima – integrasjon for lønn/regnskap; tilsvarende lønns-/regnskapsopplysninger overføres til kundens eget Systima-miljø etter kundens instruks.
• Hosting- og serverleverandør – drift av tjenestene og lagring av data. Hosting-/driftsleverandør med datasenter innenfor EØS (Europa). Den konkrete leverandøren er navngitt i databehandleravtalen vi inngår med kunder.
• Formspree – leverandør av kontaktskjemaet på nettsiden. Formspree mottar og videresender innsendinger fra skjemaet (navn, bedrift, e-postadresse og melding) til vår e-post. Formspree behandler opplysningene på våre vegne under databehandleravtale, og behandlingen skjer i USA (se «Overføring utenfor EØS»). Leverandørenhet: Formspree, Inc. (USA).
• Google (Google Ads) – leverandør av annonse- og konverteringsmåling på nettsiden via Googles tag (gtag.js). Google Ads laster markedsføringssignaler og setter markedsføringscookies (for eksempel _gcl_au) kun når du har samtykket i cookie-boksen; uten samtykke er behandlingen avslått (Google Consent Mode v2). Dette gjelder besøkende på nettsiden, ikke ansatte i kundenes bruk av produktene. Leverandørenhet: Google Ireland Limited (Irland); Google kan overføre data til USA (se «Overføring utenfor EØS»). Behandlingsgrunnlag: samtykke (artikkel 6 nr. 1 bokstav a).

Vi deler ikke personopplysninger med andre tredjeparter uten gyldig behandlingsgrunnlag eller lovpålegg.

Overføring utenfor EØS

Dersom noen av databehandlerne våre behandler personopplysninger utenfor EØS, skjer slik overføring kun når det foreligger et lovlig overføringsgrunnlag, for eksempel EU-kommisjonens standardkontrakter (SCC) eller annen godkjent overføringsmekanisme. Dette gjelder blant annet Formspree (kontaktskjema), som behandler opplysninger i USA. Overføringen skjer på grunnlag av EU-US Data Privacy Framework dersom Formspree er sertifisert under denne, ellers EU-kommisjonens standardkontrakter (SCC) med nødvendige tilleggsgarantier. For den valgfrie AI-funksjonen overføres data til Anthropic i USA på grunnlag av EU-kommisjonens standardkontrakter (SCC) med nødvendige tilleggsgarantier, og kun når kunden har aktivert funksjonen. Kvitteringslesingen («SmartScan») i Reise & Utgifter bruker Microsoft Azure Document Intelligence; vi tilstreber at denne behandlingen skjer innenfor EØS, og dersom den skjer utenfor EØS, skjer det på et gyldig overføringsgrunnlag (SCC med nødvendige tilleggsgarantier, eventuelt EU-US Data Privacy Framework dersom leverandøren er sertifisert). For markedsføring på nettsiden bruker vi Google Ads (Google Ireland Limited). Dersom Google overfører personopplysninger til USA, skjer det på grunnlag av EU-US Data Privacy Framework (der Google er sertifisert) eller EU-kommisjonens standardkontrakter (SCC) med nødvendige tilleggsgarantier, og kun etter at du har samtykket.

Google Ads og konverteringsmåling

Vi bruker Google Ads for å markedsføre tjenesten vår. For å måle hvor godt annonsene fungerer (konverteringsmåling), benytter vi Google Ads-taggen fra Google Ireland Limited. Dette skjer kun hvis du samtykker til markedsføringsinformasjonskapsler i samtykkebanneret vårt.

Når du har samtykket, behandles opplysninger om besøket ditt – blant annet IP-adresse og hvordan du bruker nettsiden – for å knytte et eventuelt annonseklikk til handlinger du gjør her. Opplysningene kan bli overført til og behandlet av Google i USA (utenfor EØS); overføringen skjer på grunnlag av EUs regler for slik overføring (EU-US Data Privacy Framework og/eller EUs standard personvernbestemmelser).

Vi bruker Google Consent Mode v2, som betyr at markedsføringsinformasjonskapsler og annonsesignaler er slått av som standard og først aktiveres når du samtykker. Du kan når som helst endre eller trekke tilbake samtykket ditt via cookie-innstillingene, og du kan lese mer i vår cookie-erklæring.

Dine rettigheter

Etter personvernregelverket har du følgende rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg:

• Innsyn – du kan be om en kopi av opplysningene vi behandler om deg.
• Retting – du kan be om at uriktige eller ufullstendige opplysninger rettes.
• Sletting – du kan be om at opplysninger slettes når de ikke lenger er nødvendige.
• Dataportabilitet – du kan i visse tilfeller be om å få utlevert opplysninger i et maskinlesbart format.
• Innsigelse – du kan motsette deg behandling som bygger på berettiget interesse.
• Begrensning – du kan be om at behandlingen begrenses i visse tilfeller.

Gjelder behandlingen data i et tjenesteforhold der din arbeidsgiver er behandlingsansvarlig, retter du henvendelsen til arbeidsgiveren din. Vi bistår behandlingsansvarlig med å oppfylle slike forespørsler.

Klagerett

Mener du at vi behandler personopplysninger i strid med regelverket, kan du klage til oss. Du har også rett til å klage til Datatilsynet.

Kontakt

Har du spørsmål om personvern eller ønsker å utøve rettighetene dine, kan du kontakte oss: