Plan & Time
- Turnus- og vaktplanlegging
- Timer, ferie og fravær
- Regelstyring på arbeidstid, sykdom og permisjoner
- Vaktbytter og tilgjengelighet
- Integrasjoner til lønnssystem
- Automatiseringsplaner av rutineoppgaver
- Tilgjengelig på iOS og Google Play
Plan & Time tar seg av turnusplanlegging, vakter, fravær og timeregistrering. Reise & Utlegg håndterer reiseregning, utlegg og firmakort, fra kvittering til ferdig bilag. Reise & Utlegg for eksterne gir frivillige og andre uten ansettelse en egen selvbetjent refusjonsflyt, betalt etter faktisk bruk.
Alt deler samme innlogging, samme godkjenningsflyt og samme lønnseksport til Visma og UniMicro. Velg tjenestene du trenger.
Reise & Utlegg
- Reiseregninger med diett, kjørebok og refusjon av utlegg
- Smartscan med mulighet for regelstyring
- Integrasjon mot utbetaling og innrapportering
- Automatisering av rutineoppgaver
- Firmakort – åpent for alle eller for en ansatt
- Tilgjengelig på iOS og Google Play
Reise & Utlegg for eksterne
- Inviter eksterne og frivillige via e-post – uten ansettelse
- Selvbetjent registrering og aktivering
- Automatisk splitt mellom regnskap og lønn
- Skattefri beløpsgrense per person
- Betal kun for faktisk bruk
Plan & Time
Turnus, timer og fravær
Kalender og registrering
Registrer timer og fravær – direkte i kalenderen
Registrer arbeidstid og fravær enkelt direkte i kalenderen – enten fra web eller mobil. Før timer med klokkeslett eller antall timer, mens systemet automatisk beregner arbeidstid, pauser og overtid basert på virksomhetens regler. Ferie, egenmelding, sykemelding og andre fraværstyper registreres i samme kalender, og vakter som går over midnatt eller strekker seg over flere dager håndteres automatisk. Når lønnsperioden er godkjent, låses registreringene for å sikre en korrekt historikk.
- Registrer arbeidstid med klokkeslett eller antall timer.
- Automatisk beregning av arbeidstid, pauser og overtid.
- Registrer ferie, egenmelding, sykemelding og annet fravær i samme kalender.
- Håndterer automatisk vakter over midnatt og registreringer over flere dager.
- Godkjente lønnsperioder låses og kan eksporteres direkte til deres lønnsystem.
Oversikt og dashbord
Få full oversikt på ett blikk
Ansatte og ledere møtes av et oversiktlig dashbord som samler den viktigste informasjonen. Se feriesaldo, fleksitidsaldo, egenmeldinger de siste 12 månedene, neste vakt og en ukeoversikt som viser planlagte vakter, registrerte timer og fravær. Ledere får i tillegg en sanntidsoversikt over oppgaver som krever oppfølging, som ventende godkjenninger, ledige vakter og aktive ansatte. Dashbordet kan tilpasses ved å vise eller skjule widgets etter behov.
- Automatisk beregning av ferie- og fleksitidsaldo gjennom hele kalenderåret.
- Oversikt over egenmeldinger og sykt barn med egne regelsett og grenser.
- Neste vakt og ukeoversikt over arbeidstid, timer og fravær.
- Lederoversikt med ventende godkjenninger, ledige vakter og aktive ansatte.
Vakter
Vaktbytter og ledige vakter
Håndter vaktbytter og ledige vakter enkelt. Ansatte kan se vaktplanen, registrere tilgjengelighet og foreslå vaktbytter når behovet oppstår. Ledere får full oversikt, godkjenner endringer med ett klikk og tildeler ledige vakter til riktig medarbeider. Alle berørte varsles automatisk når en endring er gjennomført.
- Oversikt over egne vakter og avdelingens vaktplan.
- Meld tilgjengelighet for dag-, kveld- og nattevakter.
- Foreslå og godkjenn vaktbytter med automatiske push-varsler.
- Publiser ledige vakter og tildel dem til tilgjengelige ansatte.
- Tilgjengelig på både web og mobil.
Turnusadministrasjon
Fleksibel turnusplanlegging – bygget for komplekse arbeidsplaner
Sett opp turnuser med egne vaktkoder, gjenbrukbare vaktblokker og turnusmaler som kan rullere over lange perioder. Definer arbeidstid, pauser og hviletid en gang, og gjenbruk oppsettet på tvers av ansatte og avdelinger. Planlegg turnus for en eller mange ansatte samtidig, og få løpende oversikt over arbeidstid, gjennomsnittstimer og hviletid. Systemet varsler dersom turnusen bryter regler dere selv har definert, slik at feil oppdages før planen tas i bruk.
- Opprett egne vaktkoder med arbeidstid, pauser, hviletid og farger.
- Bygg gjenbrukbare vaktblokker og turnusmaler som rullerer automatisk.
- Planlegg turnus for en eller flere ansatte samtidig.
- Oversikt over gjennomsnittlig arbeidstid og hviletid gjennom turnusperioden.
Organisasjon
Tilpass systemet til din organisasjon
Bygg opp virksomheten med avdelinger, ledere og rollebaserte tilganger som gjenspeiler organisasjonen. Ansatte ser kun informasjon som gjelder dem, mens ledere får oversikt over sine medarbeidere og kan godkjenne timer, fravær og andre registreringer. Systemet kan tilpasses med flere nivåer av ledere og avdelinger, slik at hver bruker får riktig ansvar og innsyn.
- Ansatte får en personlig oversikt over egne registreringer.
- Ledere følger opp, administrerer og godkjenner for sine ansatte.
- Organiser virksomheten med avdelinger og flere ledernivåer.
- Rollebasert tilgang som sikrer riktig innsyn og ansvar.
- Fleksibel organisasjonsstruktur som kan tilpasses virksomhetens behov.
Godkjenning og lønn
Fra godkjenning til lønn – helt automatisk
Godkjenn timer, fravær og lønnsperioder direkte i systemet, og la resten skje automatisk. Når lønnsperioden er godkjent, sendes lønnstransaksjonene direkte til lønnssystemet dere allerede bruker. Registreringene låses for å sikre korrekt historikk, og hele prosessen blir enklere, raskere og uten unødvendig manuelt arbeid.
- Godkjenn timer, fravær og lønnsperioder i en samlet arbeidsflyt.
- Automatisk overføring av lønnstransaksjoner til lønnssystemet.
- Godkjente lønnsperioder låses for å bevare historikken.
- Full sporbarhet gjennom hele godkjenningsprosessen.
- Automatiske påminnelser om manglende timelister og godkjenninger.
- Timer og fravær registreres enkelt fra web eller mobil.
- Ledere godkjenner lønnsgrunnlaget og følger opp eventuelle avvik.
- Lønnstransaksjonene sendes automatisk til lønnssystemet – trygt, låst og sporbart.
Eksporterer til
- UniMicroLønn og regnskap
- VismaVisma.net Payroll
- SystimaLønn og regnskap
Reise & Utlegg
Reise, utlegg og firmakort
Reise, kjørebok og utlegg i samme reiseregning.
Ansatte registrerer reise, diett, kjørebok og utlegg samlet, fra web eller mobil. Diett beregnes på gjeldende satser, kjørebok henter kjørelengden fra kart, og utgifter i utenlandsk valuta regnes om til kroner med dagens kurs. Kvitteringer legges ved og lagres kryptert, og alt holdes samlet til reisen eller perioden er klar til innsending.
- Reise, diett, kjørebok og utlegg i samme flyt
- Statens satser for diett og kjøregodtgjørelse oppdateres automatisk, eller bruk egne firmasatser
- Multivaluta med automatisk omregning til kroner
- Krypterte kvitteringsvedlegg, på web og mobil
SmartScan og regler
Skann kvitteringen, så er den ferdig kontert.
Ta bilde av kvitteringen eller last opp en PDF, så leser SmartScan beløp, dato og leverandør og fyller inn feltene. Ut fra leverandøren foreslår systemet riktig utleggstype, og hver utleggstype bærer konto, MVA og dimensjoner dere har satt opp, så linjen er ferdig kontert før den går til godkjenning. Du ser alltid hva som er lest, og kontrollerer og bekrefter før noe lagres.
- Beløp, dato og leverandør leses fra bilde eller PDF
- Foreslår utleggstype ut fra leverandøren
- Utleggstyper styrer konto, MVA og dimensjoner dere konfigurerer
- Du kontrollerer og bekrefter før lagring
Regnskap og lønn
Godkjent, og videre til regnskap og lønn.
Når en rapport er godkjent, overføres den av seg selv. Utbetalinger opprettes som inngående fakturaer på reskontro i regnskapet, og det som skal innrapporteres, sendes til lønnssystemet. Dere bestemmer hvor ofte overføringen kjører, og kan sende «nå» når noe haster. En robust kø prøver automatisk på nytt hvis et system er nede, og hver overføring ligger i en sporbar logg dere kan filtrere og kjøre på nytt fra.
- Inngående faktura på reskontro i regnskapet
- Innrapportering sendt til lønnssystemet
- Dere setter hvor ofte overføringen kjører, med «overfør nå» ved behov
- Robust kø med nytt forsøk og full, sporbar transaksjonslogg
Firmakort
Firmakort, ryddig adskilt og ferdig bokført.
Registrer flere firmakort, og velg om hvert kort skal være åpent for alle ansatte eller knyttet til en bestemt ansatt. Sett ett standard firmakort, så foreslås det automatisk når et kjøp registreres. Kjøp på firmakort holdes adskilt fra refusjon av egne utlegg, og bokføres til regnskapet med kontering fra utleggstypen etter godkjenning. Hvert kort har sin egen kreditkonto, så det alltid er sporbart hvilket kort en utgift hører til.
- Hvert kort åpent for alle ansatte, eller for en bestemt ansatt
- Standard firmakort foreslås automatisk ved nytt kjøp
- Holdt adskilt fra refusjon, med egen kreditkonto per kort
- Auto-kontering til regnskap etter godkjenning
Reise & Utlegg for eksterne
Refusjon for eksterne og frivillige – betalt etter faktisk bruk
Helautomatisk for dem uten ansettelse.
Frivillige, tillitsvalgte og andre uten ansettelsesforhold kan enkelt registrere og få refundert utlegg uten å være en del av lønnssystemet. Inviter brukeren via e-post, så registrerer vedkommende sine opplysninger og aktiverer kontoen selv. Kontonummer og personopplysninger lagres kryptert.
Når et krav er godkjent, håndterer systemet fordelingen automatisk. Skattefrie utbetalinger sendes til regnskap, mens skattepliktige og innrapporteringspliktige beløp overføres til lønn – helt uten manuell behandling.
For ideelle og frivillige organisasjoner holder løsningen automatisk oversikt over den skattefrie beløpsgrensen per person per år. Grensen kan tilpasses organisasjonens behov, og administrator får en komplett årsoversikt med status for hver enkelt mottaker.
Du betaler kun for faktisk bruk. Registreres en bruker en enkelt gang og først er tilbake etter tre–fire måneder, betaler du bare for den ene måneden brukeren var aktiv – helt uten manuelt vedlikehold.
- Inviter brukere via e-post – uten ansettelse eller manuell registrering
- Selvbetjent registrering og aktivering for inviterte brukere
- Reise, diett, kjørebok og utlegg
- AI SmartScan
- Regelstyrt kontering med konto, MVA og dimensjoner
- Automatisk fordeling mellom regnskap og lønn
- Automatisk håndtering av skattefrie og innrapporteringspliktige utbetalinger
- Løpende oversikt over beløpsgrenser og refusjoner per person
- Betal kun for faktisk bruk – ingen kostnad i måneder uten aktivitet
Klar for å forenkle turnus og utlegg?
Book en uforpliktende demo, så går vi gjennom behovene deres og viser hvordan Plan & Time og Reise & Utlegg henger sammen i praksis. Du ser løsningen før du bestemmer deg, og får 30 dagers gratis prøveperiode når du tar kontakt, helt uten binding.