Utleggshåndtering
for norske bedrifter.
Reise & Utlegg gir bedriften kontroll på ansattes utlegg og firmakortkjøp. Kvitteringen skannes med AI i det kjøpet skjer, konteringen følger reglene dere har satt opp, og godkjente utlegg overføres automatisk til regnskap og lønn, enten de skal refunderes eller bokføres.
Hva er utleggshåndtering?
Et utlegg oppstår når en ansatt betaler noe jobbrelatert med egne penger: parkering hos kunden, materialer fra byggvarehuset eller rekvisita som måtte kjøpes der og da. Utleggshåndtering er arbeidet med å få slike kostnader dokumentert med kvittering, kontert på riktig konto med riktig MVA, godkjent av leder og til slutt refundert til den ansatte og bokført i regnskapet.
Ikke alle kjøp skal refunderes. Betaler den ansatte med firmakort, har bedriften allerede betalt: Da skal kjøpet ikke utbetales på nytt, men dokumenteres og bokføres mot kortets kreditkonto. Kravene til kvittering, konto og MVA er de samme, men pengestrømmen er motsatt. Blandes de to, risikerer bedriften å refundere kjøp som allerede er betalt, eller å sitte med korttransaksjoner uten bilag når regnskapet skal avstemmes.
Manuell håndtering er der det oftest svikter: Kvitteringer forsvinner før de når økonomiansvarlig, MVA settes etter beste evne, refusjonen drøyer, og regneark må punches inn i regnskapet for hånd. Et system for utleggshåndtering fanger kvitteringen i det kjøpet skjer, konterer etter regler bedriften har satt opp, og lar godkjenning, refusjon og bokføring gå digitalt. Gjelder kostnadene en jobbreise, hører de hjemme i et reiseregningssystem sammen med diett og kjørebok.
Slik fungerer det hos oss
Reise & Utlegg, fra kvittering til ferdig bilag
AI SmartScan leser kvitteringen, du bekrefter
Den ansatte tar bilde av kvitteringen med mobilen eller laster opp en PDF, så leser AI SmartScan beløp, dato og leverandør og fyller inn feltene. Ut fra leverandøren foreslås riktig utleggstype, og utgifter i utenlandsk valuta regnes om til kroner med dagens kurs. Kvitteringen lagres kryptert som vedlegg på utlegget og følger bilaget helt til regnskapet. Forslagene kontrolleres og bekreftes av den ansatte før noe lagres.
- Beløp, dato og leverandør leses fra bilde eller PDF
- Utleggstype foreslås ut fra leverandøren
- Multivaluta med automatisk omregning til kroner
- Du kontrollerer og bekrefter før lagring
Utleggstyper styrer konto, MVA og dimensjoner
Konteringen settes opp én gang, ikke per bilag. Hver utleggstype bærer kontoen, MVA-koden og dimensjonene dere har valgt, for eksempel avdeling. Når den ansatte velger utleggstype, eller bekrefter den SmartScan foreslo, er linjen ferdig kontert før den går til godkjenning. Konteringen blir lik uansett hvem som registrerer, og økonomiansvarlig slipper å rette bilag i etterkant.
- Utleggstyper med konto, MVA og dimensjoner dere konfigurerer
- Ferdig kontert linje før godkjenning
- Lik kontering uansett hvem som registrerer
- Dimensjonene følger bilaget til regnskapet
Firmakort, ryddig adskilt fra ansattes egne utlegg
Registrer bedriftens firmakort, og velg om hvert kort skal være åpent for alle ansatte eller knyttet til en bestemt ansatt. Sett ett standardkort, så foreslås det automatisk når et kjøp registreres, og kjøpet merkes som firmakortkjøp i stedet for refusjon. Hvert kort har sin egen kreditkonto, så det alltid er sporbart hvilket kort en utgift hører til, og etter godkjenning bokføres kjøpet til regnskapet med kontering fra utleggstypen. Ingen refusjon av kjøp bedriften allerede har betalt, og ingen korttransaksjoner uten bilag.
- Hvert kort åpent for alle ansatte, eller for en bestemt ansatt
- Standard firmakort foreslås automatisk ved nytt kjøp
- Egen kreditkonto per kort, alltid sporbart
- Bokføres til regnskapet etter godkjenning
Godkjenning først, deretter automatisk til regnskap og lønn
Ferdige utlegg sendes til digital godkjenning hos leder. Først når et utlegg er godkjent, overføres det automatisk: Refusjoner opprettes som inngående fakturaer på reskontro i regnskapet, firmakortkjøp bokføres mot kortets kreditkonto, og det som skal innrapporteres, sendes til lønnssystemet. Dere bestemmer hvor ofte overføringen kjører, en robust kø prøver på nytt hvis et system er nede, og hver overføring ligger i en sporbar logg.
- Digital godkjenning hos leder før noe overføres
- Refusjon som inngående faktura på reskontro i regnskapet
- Innrapportering sendt til lønnssystemet
- Robust kø med nytt forsøk og full, sporbar transaksjonslogg
Fungerer med systemene dere allerede bruker
Reise & Utlegg kobles til lønns- og regnskapssystemet deres, uten teknisk oppsett i deres ende. Bruker dere et vanlig system vi ikke støtter ennå, bygger vi integrasjonen uten ekstra kostnad.
- UniMicro
- Visma.net ERP
- Visma.net Payroll
Hvem passer det for?
Utleggshåndteringen i Reise & Utlegg passer for norske virksomheter der ansatte legger ut for kjøp eller bruker firmakort i jobben: håndverkeren som kjøper materialer på veien til oppdraget, selgeren med bevertning og representasjon, konsulenten som dekker rekvisita, og alle som i dag leverer kvitteringer i en konvolutt eller et regneark. Økonomiansvarlig får ferdig konterte bilag med kvitteringen vedlagt, i stedet for løse utlegg som må tolkes i etterkant. Alt fungerer på web og i mobilapp for iOS og Android.
Reiser de ansatte også, er utleggene en del av samme reiseregning som diett og kjørebok. Og har organisasjonen frivillige, tillitsvalgte eller andre uten ansettelsesforhold som skal ha refusjon, finnes Reise & Utlegg for eksterne, en egen selvbetjent løsning betalt etter faktisk bruk. Se alle tjenester for en full oversikt.
Ofte stilte spørsmål
Prisen tilpasses virksomhetens størrelse og faktiske bruk, og oppgis i et uforpliktende tilbud. Ta kontakt, så får dere et konkret tilbud og 30 dagers gratis prøveperiode, uten binding.
Ved registrering merkes kjøpet som firmakortkjøp eller eget utlegg. Egne utlegg går til refusjon, mens firmakortkjøp bokføres mot kortets egen kreditkonto og aldri utbetales til den ansatte. Begge deler dokumenteres med kvittering og konteres via utleggstypen.
Kvitteringen fotograferes eller lastes opp som PDF, lagres kryptert som vedlegg på utlegget og følger bilaget til regnskapet. Norske bokføringsregler åpner for elektronisk oppbevaring av bilag, men avklar gjerne med regnskapsføreren deres hvilke rutiner dere vil ha for papiroriginalene.
Ja. Reise & Utlegg har egen app for iOS og Android i tillegg til web. Ansatte skanner kvitteringen med mobilkameraet i det kjøpet skjer, og utlegget kan sendes til godkjenning direkte fra mobilen.
Ja. Reise & Utlegg for eksterne er en egen selvbetjent løsning for frivillige, tillitsvalgte og andre uten ansettelsesforhold, betalt etter faktisk bruk. Se alle tjenester
Ta kontakt via kontaktskjemaet, så går vi gjennom behovene deres, hjelper med oppsettet og kobler til regnskaps- og lønnssystemet dere allerede bruker. Dere får 30 dagers gratis prøveperiode før dere bestemmer dere.
Prøv utleggshåndtering gratis i 30 dager
Ta kontakt, så får dere en uforpliktende demo og et tilbud tilpasset virksomhetens størrelse og faktiske bruk. Prøveperioden er gratis i 30 dager, helt uten binding.