Elektronisk kjørebok
for norske bedrifter.
Med Reise & Utlegg fører ansatte kjøreboken fra mobilen. Turen registreres med start- og sluttpunkt, kjørelengden hentes fra kart, og kjøringen leveres i samme reiseregning som diett og utlegg. Etter godkjenning overføres alt automatisk til regnskap og lønn.
Hva er en kjørebok?
En kjørebok er en løpende oversikt over kjøringen du gjør i jobbsammenheng med egen bil. For hver tur noteres når du kjørte, hvor du kjørte fra og til, hvor langt turen var og hva som var formålet. Kjøreboken er grunnlaget når bedriften skal utbetale kjøregodtgjørelse, og dokumentasjonen som viser at utbetalingen gjelder faktisk yrkeskjøring.
Skal kjøregodtgjørelse utbetales skattefritt, må kjøringen kunne dokumenteres. Typiske krav til en kjørebok er at den viser dato for turen, formålet med kjøringen, start- og sluttpunkt, kjørelengde og hvem som kjørte. Mangler opplysningene, risikerer bedriften at godtgjørelsen ikke kan behandles som skattefri, og at grunnlaget må rekonstrueres i etterkant. En ryddig kjørebok beskytter derfor både den ansatte og arbeidsgiveren.
Håndskrevne kjørebøker og regneark fungerer dårlig i praksis. Turer føres i etterkant, avstander anslås på øyemål, og enkeltturer glemmes helt. En elektronisk kjørebok løser dette ved at turen registreres når den skjer, gjerne fra mobilen, med kjørelengde beregnet fra kart. Da blir opplysningene fullstendige fra start, og bedriften får et samlet grunnlag som legger til rette for dokumentasjonen skattereglene forutsetter. I Reise & Utlegg er den elektroniske kjøreboken en del av et komplett reiseregningssystem, sammen med diett og utlegg.
Slik fungerer det hos oss
Elektronisk kjørebok i Reise & Utlegg, fra tur til ferdig bilag
Registrer turen fra mobilen, kjørelengden hentes fra kart
Den ansatte registrerer turen der og da, fra mobilen eller på web. Legg inn start- og sluttpunkt, så hentes kjørelengden fra kart, uten å måle avstanden selv eller anslå den i etterkant. Dato, strekning og formål samles på hver tur, og kjøregodtgjørelsen beregnes på statens satser, som oppdateres automatisk når de endres. Ønsker bedriften heller egne firmasatser, bruker systemet dem i stedet.
- Egen app for iOS og Android, i tillegg til web
- Kjørelengden hentes fra kart ut fra start- og sluttpunkt
- Dato, strekning og formål samlet på hver tur
- Statens satser for kjøregodtgjørelse og diett oppdateres automatisk, eller bruk egne firmasatser
Kjøreboken er en del av reiseregningen
Kjøringen leveres ikke for seg selv. Kjørebok, diett og utlegg registreres i samme reiseregning, så en kundereise med kilometer i egen bil, diett etter sats og en parkeringskvittering blir én samlet innsending i stedet for tre løse krav. Lederen godkjenner hele reisen samlet, og økonomiansvarlig slipper å sy sammen grunnlaget i etterkant.
- Kjørebok, diett og utlegg i samme flyt
- Én innsending og én godkjenning per reise
- Diett på statens satser eller egne firmasatser
- Krypterte kvitteringsvedlegg, på web og mobil
Godkjent av leder, så videre til regnskap og lønn
Ferdige reiseregninger sendes til godkjenning hos leder, med kjøringen som en del av grunnlaget. Først når rapporten er godkjent, overføres den automatisk: utbetalinger opprettes som inngående fakturaer på reskontro i regnskapet, og det som skal innrapporteres, sendes til lønnssystemet. Dere bestemmer hvor ofte overføringen kjører, og en robust kø prøver på nytt hvis et system er nede. Hver overføring ligger i en sporbar logg.
- Inngående faktura på reskontro i regnskapet
- Innrapportering sendt til lønnssystemet
- Dere setter hvor ofte overføringen kjører, med «overfør nå» ved behov
- Robust kø med nytt forsøk og full, sporbar transaksjonslogg
Fungerer med systemene dere allerede bruker
Kjøreboken følger reiseregningen inn i lønns- og regnskapssystemet dere bruker i dag, uten teknisk oppsett i deres ende. Bruker dere et vanlig system vi ikke støtter ennå, bygger vi integrasjonen uten ekstra kostnad.
- UniMicro
- Visma.net ERP
- Visma.net Payroll
Hvem passer en elektronisk kjørebok for?
Elektronisk kjørebok passer for virksomheter der ansatte bruker egen bil i jobben: håndverkeren som kjører mellom oppdrag, serviceteknikeren med faste ruter, konsulenten og selgeren som besøker kunder, og hjemmetjenester der kjøring er en del av arbeidsdagen. Jo flere turer, desto mer er det å hente på at registreringen skjer underveis i stedet for i et regneark på slutten av måneden.
Kjøreboken er en del av tjenesten Reise & Utlegg, sammen med diett, utlegg og firmakort. Trenger dere også turnusplanlegging og timeregistrering, finnes det i tjenesten Plan & Time fra samme leverandør. Se alle tjenester for en full oversikt over hva som er inkludert.
Ofte stilte spørsmål
Prisen tilpasses virksomhetens størrelse og faktiske bruk, og oppgis i et uforpliktende tilbud. Ta kontakt, så får dere et konkret tilbud og 30 dagers gratis prøveperiode, uten binding.
Typiske krav er at kjøreboken viser dato for turen, formålet med kjøringen, start- og sluttpunkt, kjørelengde og hvem som kjørte. I Reise & Utlegg registreres disse opplysningene på hver tur, slik at kjøreboken legger til rette for dokumentasjonen som kreves for skattefri kjøregodtgjørelse.
Ja. Når du registrerer start- og sluttpunkt for turen, hentes kjørelengden fra kart. Du slipper å måle avstanden selv, og kjøregodtgjørelsen beregnes på gjeldende satser.
Ja. Kjørebok, diett og utlegg registreres i samme reiseregning. Reisen sendes samlet til godkjenning, og etter godkjenning overføres alt automatisk til regnskap og lønn.
Systemet følger statens satser for kjøregodtgjørelse, og satsene oppdateres automatisk når de endres, slik at dere slipper å vedlikeholde dem selv. Ønsker bedriften heller å bruke egne firmasatser, støtter systemet også det, og det samme valget gjelder for diett.
Ja. Reise & Utlegg har egen app for iOS og Android i tillegg til web. Turen registreres underveis, med kjørelengde hentet fra kart, og leveres i samme reiseregning som diett og utlegg.
Prøv elektronisk kjørebok gratis i 30 dager
Ta kontakt, så får dere en uforpliktende demo og et tilbud tilpasset virksomhetens størrelse og faktiske bruk. Prøveperioden er gratis i 30 dager, helt uten binding.