Turnusplanlegging
for norske bedrifter.
Plan & Time er et turnussystem som gjør turnusplanleggingen håndterbar: definer vaktkoder, vaktblokker og turnusmaler én gang, la systemet foreslå en plan som sjekkes mot arbeidstidsreglene dere har satt opp, og send godkjente timer rett til lønnssystemet. Ansatte følger vaktplanen fra web og mobil.
Hva er turnusplanlegging?
Turnusplanlegging er arbeidet med å fordele vakter på ansatte over en periode, slik at virksomheten er riktig bemannet til enhver tid. Resultatet er en turnusplan: en oversikt over hvem som jobber dag, kveld, natt og helg, uke for uke, ofte i et mønster som gjentar seg og rullerer over flere uker. Turnus brukes overalt der driften går utover vanlig kontortid, som i helse og omsorg, butikk, industri, servering, vakthold og transport.
Grunnen til at det er vanskelig å lage turnus, er at planen skal oppfylle mange krav samtidig. Arbeidstidsbestemmelsene setter grenser for hviletid mellom vakter, ukentlig arbeidstid og gjennomsnittsberegning over turnusperioden. Helgevaktene skal fordeles rettferdig, hver vakt trenger nok folk med riktig kompetanse, og de ansatte har stillingsprosent, ønsker og planer utenfor jobben som planleggeren må ta hensyn til. Planen er dessuten ferskvare: én sykmelding, og kabalen må legges på nytt. I regneark eller på papir blir dette fort mange timers arbeid hver eneste turnusperiode, med feil som først oppdages når vaktene allerede er gått.
Et turnussystem tar bort det tyngste av dette arbeidet. Vaktkoder og turnusmaler defineres én gang og gjenbrukes, planen sjekkes automatisk mot arbeidstidsregler dere selv har definert, og endringer håndteres med vaktbytter og ledige vakter i stedet for telefonrunder. Fordi planen ligger digitalt, henger den også sammen med resten av driften: vaktene danner grunnlaget for timeregistrering, godkjenning og lønn, uten at noe føres to ganger.
Slik fungerer det hos oss
Plan & Time, fra vaktkode til ferdig lønnsgrunnlag
Vaktkoder, vaktblokker og turnusmaler
Grunnmuren i turnusplanleggingen er vaktkodene: hver kode definerer arbeidstid, pauser, hviletid og farge, én gang. Kodene settes sammen til gjenbrukbare vaktblokker, og blokkene til turnusmaler som rullerer automatisk over valgfritt antall uker. Oppsettet gjenbrukes på tvers av ansatte og avdelinger, og du planlegger for én eller mange ansatte samtidig, med løpende oversikt over arbeidstid og hviletid gjennom hele perioden.
- Egne vaktkoder med arbeidstid, pauser, hviletid og farger
- Gjenbrukbare vaktblokker og turnusmaler som rullerer automatisk
- Planlegg turnus for én eller mange ansatte samtidig
- Løpende oversikt over gjennomsnittlig arbeidstid og hviletid
Automatisk turnusforslag, sjekket mot reglene deres
Når vaktkoder og bemanningsbehov er på plass, kan systemet foreslå en ferdig turnus for perioden. Forslaget er regelstyrt optimalisering: planen sjekkes mot arbeidstidsregler dere selv har definert, som hviletid mellom vakter, gjennomsnittlig arbeidstid og helgefordeling, og systemet varsler om brudd før planen tas i bruk. Du ser over, justerer og godkjenner. Systemet foreslår, du bestemmer.
- Automatisk turnusforslag ut fra vaktkoder og bemanningsbehov
- Sjekk mot hviletid, gjennomsnittlig arbeidstid og helgefordeling
- Varsler om brudd på regler dere selv har definert
- Du justerer og godkjenner før planen tas i bruk
Tilgjengelighet, vaktbytte og ledige vakter
En turnusplan er ferskvare, og systemet er bygget for endringene. Ansatte ser vaktplanen sin, melder tilgjengelighet for dag-, kvelds- og nattevakter og foreslår vaktbytter når behovet oppstår. Ledere godkjenner endringer med ett klikk og publiserer ledige vakter som tildeles riktig medarbeider. Alle berørte varsles automatisk når en endring er gjennomført, på web og mobil.
- Egen vaktplan og avdelingens plan, på web og mobil
- Meld tilgjengelighet for dag-, kvelds- og nattevakter
- Foreslå og godkjenn vaktbytter med automatiske push-varsler
- Publiser ledige vakter og tildel dem til tilgjengelige ansatte
Fra godkjenning til ferdig lønnsgrunnlag
Timene fra turnusen ender som lønn, uten omveier. Timer, fravær og lønnsperioder godkjennes i systemet, med flere godkjenningsledd der virksomheten trenger det. Når lønnsperioden er godkjent, låses registreringene for å sikre korrekt historikk, og lønnstransaksjonene sendes automatisk til lønnssystemet dere allerede bruker. Automatiske påminnelser følger opp manglende timelister og godkjenninger.
- Godkjenn timer, fravær og lønnsperioder i én samlet flyt
- Flere godkjenningsledd der dere trenger det
- Godkjente lønnsperioder låses for korrekt historikk
- Automatisk overføring av lønnstransaksjoner til lønnssystemet
Fungerer med systemene dere allerede bruker
Plan & Time sender godkjente lønnstransaksjoner direkte til lønns- og regnskapssystemet deres, uten teknisk oppsett i deres ende. Bruker dere et vanlig system vi ikke støtter ennå, bygger vi integrasjonen uten ekstra kostnad.
- UniMicro
- Visma.net Payroll
- Systima
Hvem passer systemet for?
Plan & Time passer for norske virksomheter som bemanner med skift eller turnus: sykehjem og omsorgsboliger, butikker med lange åpningstider, industri med skiftordninger, serveringssteder, vaktselskap og transport. Systemet er like aktuelt for den lille virksomheten der daglig leder legger planen selv, som for organisasjoner med flere avdelinger og egne ledere per avdeling. Rollebaserte tilganger sørger for at ansatte ser sitt eget, mens ledere følger opp og godkjenner for sine ansatte. Alt fungerer på web og i mobilapp for iOS og Android.
Reiser ansatte i jobben eller legger ut for kjøp, finnes Reise & Utlegg, et eget reiseregningssystem som deler samme innlogging og godkjenningsflyt. Se alle tjenester for en full oversikt over hva som er inkludert.
Ofte stilte spørsmål
Prisen tilpasses virksomhetens størrelse og faktiske bruk, og oppgis i et uforpliktende tilbud. Ta kontakt, så får dere et konkret tilbud og 30 dagers gratis prøveperiode, uten binding.
Systemet sjekker turnusplanen mot arbeidstidsregler dere selv definerer, som hviletid mellom vakter, gjennomsnittlig arbeidstid og helgefordeling, og varsler når planen bryter dem. Dere konfigurerer selv reglene ut fra arbeidsmiljøloven og egne avtaler, og er selv ansvarlige for at oppsettet er riktig for deres virksomhet.
Systemet kan foreslå en ferdig turnus ut fra vaktkodene, bemanningsbehovet og arbeidstidsreglene dere har satt opp. Forslaget er et utkast: du ser over, justerer og godkjenner før planen tas i bruk. Systemet foreslår, du bestemmer.
Ja. Ansatte ser vaktplanen, melder tilgjengelighet og foreslår vaktbytter direkte i systemet. Leder godkjenner byttet med ett klikk, vaktplanen oppdateres, og alle berørte varsles automatisk med push-varsel.
Ja. Virksomheten kan bygges opp med avdelinger, flere ledernivåer og rollebaserte tilganger. Ansatte ser kun sin egen informasjon, mens ledere planlegger, følger opp og godkjenner for sine avdelinger.
Ansatte ser vaktplanen, melder tilgjengelighet og foreslår vaktbytter i mobilappen for iOS og Android. Selve turnusplanleggingen gjøres enklest på web, der ledere har full oversikt over hele turnusperioden.
Prøv turnusplanleggingen gratis i 30 dager
Ta kontakt, så får dere en uforpliktende demo og et tilbud tilpasset virksomhetens størrelse og faktiske bruk. Prøveperioden er gratis i 30 dager, helt uten binding.