Problemet: brudd oppdages i etterkant
Brudd på arbeidstidsreglene skjer sjelden fordi noen vil bryte dem. De skjer fordi ingen så dem komme. En ansatt tar en ekstra vakt fordi en kollega er syk. Uken før var også tung. Først når lønnsgrunnlaget kontrolleres tre uker senere, ser noen at ukegrensen ble passert, og at hviletiden mellom to av vaktene var åtte timer. Da er det for sent å gjøre noe med det.
Mønsteret er det samme i små og store virksomheter: planen ligger i et system, timene føres i et annet, og reglene står i en avtale ingen regner mot. Kontrollen skjer, men bakover.
To spørsmål kontrollen skal svare på
Arbeidsmiljøloven krever at arbeidsgiver har oversikt over hvor mye den enkelte arbeider, og setter grenser for arbeidstid per døgn og uke, for overtid og for hviletid. Tariffavtaler og lokale avtaler legger ofte egne grenser på toppen, for eksempel for hvor mange helger på rad noen kan jobbe. Hovedreglene har vi samlet i artikkelen om overtid og arbeidstidsregler.
Hva grensene er hos dere, er dermed en kombinasjon av lov og avtale, og det er dere som kjenner den. En arbeidstidskontroll som skal være til nytte, må kunne svare på to spørsmål for hver ansatt og hver periode: Er vi innenfor grensene våre? Og hvor nær grensen er vi? Det andre spørsmålet er det som gjør det mulig å handle i tide.
Arbeidstidsregler dere definerer selv
I Plan & Time settes grensene opp under Innstillinger og «Arbeidstidsregler». Ingen grenser er ferdig oppsatt; dere skriver inn deres egne, ut fra loven og avtalene deres. Det finnes åtte regeltyper:
- arbeidstimer per periode, med maksimum eller minimum
- maks timer per døgn
- timer fri mellom vakter (hviletid)
- maks sammenhengende arbeidsdager
- minimum sammenhengende fridager
- maks helger på rad
- helgefrekvens, for eksempel maks 1 av 3 helger
- minimum daglig hviletid per døgn
Hver regel kan gjelde alle ansatte eller ett regelverk, altså en ansattgruppe. Dermed kan turnusansatte ha andre grenser enn kontoransatte, uten at noen må holde oversikten i hodet.
Myk og hard regel
For hver regel velger dere om den er myk eller hard.
- Myk regel gir et varsel. Registreringen lagres som vanlig, men den ansatte og lederen ser at en grense er nådd.
- Hard regel sender registreringen til leder. Den lagres, men i stedet for å gå rett inn, må den godkjennes av leder før den gjelder.
Legg merke til hva en hard regel ikke gjør: den blokkerer ikke. Det er bevisst. Virkeligheten har situasjoner der grensen må passeres, og da skal det være mulig. Men det skal være en beslutning noen tar og står for, ikke noe som skjer av seg selv. Hard sjekk gjelder timer per døgn, timer per periode og hviletid mellom vakter, og slår inn ved registrering av timer, når noen tar en ledig vakt og ved vaktbytte, for den som mottar vakten.
Varsel mens den ansatte registrerer
Kontrollen starter der timene blir til. Mens den ansatte fyller ut en registrering, sjekkes den mot reglene, og den ansatte får beskjed med en gang: «Nær en arbeidstidsgrense» eller «Bryter en arbeidstidsregel». Ved en myk regel kan registreringen lagres. Ved en hard regel skifter knappen til «Send til godkjenning», og registreringen går til leder.
Det flytter kontrollen fra etterkontroll til registreringsøyeblikket. Den ansatte vet hva som skjer før hen trykker lagre, og lederen får ikke en overraskelse i lønnskjøringen.
Leder godkjenner med begrunnelse
Når en registrering bryter en hard regel, får lederen varsel i appen: «Arbeidstidsregel utløst». Pushvarselet inneholder ingen persondetaljer; dem ser lederen først etter innlogging. For å godkjenne må lederen krysse av «Jeg bekrefter og godkjenner dette bruddet bevisst» og skrive en begrunnelse. Begrunnelsen lagres sammen med godkjenningen.
Det er dette som gjør avviket dokumenterbart. Skulle Arbeidstilsynet eller tillitsvalgte spørre hvorfor en ansatt jobbet tolv timer en gitt dag, finnes svaret der registreringen ligger: hvem godkjente, når, og hvorfor.
Siden Arbeidstidskontroll
I tillegg til kontrollen i øyeblikket finnes en egen side, Arbeidstidskontroll, med oversikten for en periode. Dere velger Denne uken, Denne måneden, Lønnsperiode eller en egendefinert periode inntil 62 dager bakover, og kan filtrere på ansatt og regel. Øverst står et sammendrag: Brudd, Nærmer seg og Berørte ansatte. Hver rad har status OK, Nærmer seg eller Brudd. «Nærmer seg» slår inn ved 90 prosent av grensen, slik at en ansatt med 36 av 40 timer dukker opp før uken er slutt.
«Bare avvik» viser kun det som trenger oppfølging; «Vis alle» viser hele bildet. Oversikten kan eksporteres til CSV, for eksempel til et møte med tillitsvalgte. Hvem som ser hva, følger rollene: den ansatte ser seg selv, leder sine ansatte, admin alle. På dashbordet finnes et kort som viser antall brudd og antall som nærmer seg, så lederen slipper å gå inn og lete.
Planlagte vakter teller
Det som skiller denne oversikten fra en vanlig rapport, er hva den regner på. For dager som er passert, teller den registrerte timer. For resten av perioden teller den planlagte vakter. Resultatet er at lederen ser et brudd som kommer til å skje, ikke bare det som har skjedd: en ansatt som er satt opp på vakter som til sammen passerer ukegrensen på fredag, vises som brudd allerede på mandag. Da er det fortsatt tid til å flytte en vakt.
De samme reglene brukes i planleggingen. Turnusforslaget kan følge arbeidstidsreglene dere har valgt, og når dere tildeler vakter i bemanningsbehovet, vises det om tildelingen er innenfor reglene. Mer om det i artikkelen om vaktplan og vaktplanlegging.
Det kontrollen ikke gjør
- Den garanterer ikke at dere følger arbeidsmiljøloven. Den måler mot grenser dere har satt opp. Er grensene feil eller mangler, måler den feil eller ingenting.
- Den blokkerer ikke. Et brudd på en hard regel lagres og går til godkjenning; lederen kan godkjenne det bevisst, med begrunnelse.
- Den varsler lederen ved brudd, ikke ved «nærmer seg». Det siste ser dere på siden og i dashbordkortet.
- Den bygger ikke en bruddhistorikk over året. Oversikten regnes for perioden dere velger, inntil 62 dager bakover. Trenger dere arkiv, eksporterer dere CSV.
- Den finnes på web. Mobilappen brukes til å registrere timer og se egne vakter; selve arbeidstidskontrollen gjør lederen på web.
Arbeidstidskontroll er en del av Plan & Time og henger sammen med både timeregistreringen og turnusplanleggingen.