Et forbehold først
Denne artikkelen er en generell orientering, ikke juridisk rådgivning. Tallene under er hovedreglene i arbeidsmiljølovens kapittel om arbeidstid. Tariffavtaler og lokale avtaler kan gi andre grenser, enkelte stillinger er unntatt, og reglene endres. Sjekk alltid gjeldende regler hos Arbeidstilsynet og i egen avtale før dere tar beslutninger.
Alminnelig arbeidstid
Arbeidsmiljøloven setter en ramme for den alminnelige arbeidstiden: 9 timer i løpet av 24 timer og 40 timer i løpet av 7 dager. For enkelte skift- og turnusordninger, og for arbeid om natten og på søndager, er ukegrensen lavere. Mange tariffavtaler avtaler i tillegg kortere arbeidstid enn loven, ofte 37,5 timer per uke.
Loven åpner for gjennomsnittsberegning, slik at arbeidstiden kan være lengre i noen uker og kortere i andre så lenge gjennomsnittet holder seg innenfor rammen. Det krever skriftlig avtale og har egne grenser for hvor lang en enkelt dag eller uke kan bli. Turnusvirksomheter bruker dette mye; kontorbedrifter sjelden.
Hva som regnes som overtid
Overtid etter loven er arbeid utover lovens alminnelige arbeidstid. Her går et skille mange ikke kjenner: har den ansatte avtalt 37,5 timer og jobber 40, er timene mellom 37,5 og 40 merarbeid, ikke overtid i lovens forstand. Først over 40 timer i uken, eller over 9 timer på en dag, blir det lovens overtid. Tariffavtaler gir likevel ofte overtidsbetaling fra den avtalte arbeidstiden, og da er det avtalen som gjelder for betalingen.
Overtid skal ikke være en fast ordning. Loven tillater overtid bare når det er et særlig og tidsavgrenset behov: sykdom, sesongtopper, en leveranse som må ut. Planlagt overtid uke etter uke er ikke i tråd med loven, selv om de ansatte er enige.
Grensene for overtid
Hovedreglene for hvor mye overtid arbeidsgiver kan pålegge:
- 10 timer i løpet av 7 dager
- 25 timer i løpet av 4 sammenhengende uker
- 200 timer i løpet av 52 uker
Grensene kan utvides ved skriftlig avtale med tillitsvalgte i virksomheter bundet av tariffavtale, og Arbeidstilsynet kan gi tillatelse til mer i særlige tilfeller. Det finnes også en grense for samlet arbeidstid, altså alminnelig arbeidstid og overtid sett sammen: 13 timer i løpet av 24 timer og 48 timer i løpet av 7 dager, der ukegrensen kan gjennomsnittsberegnes over 8 uker.
Ansatte kan på sin side be om fritak fra overtid av helsemessige eller vektige sosiale grunner, og arbeidsgiver skal da frita dem.
Overtidsbetaling og avspasering
For overtidsarbeid skal det betales et tillegg på minst 40 prosent av den avtalte timelønnen. Tariffavtaler gir ofte mer, for eksempel 50 prosent på hverdager og 100 prosent etter et gitt klokkeslett eller på søndag og helligdag.
Arbeidsgiver og arbeidstaker kan avtale at overtidstimene tas ut som fri, det vi kaller avspasering, men tillegget skal uansett utbetales. Man kan altså avspasere timene, ikke tillegget. Det er et punkt som ofte føres feil i manuelle oppgjør: hele timen legges i fleksitidsbanken, og de 40 prosentene forsvinner.
Hviletid
Loven stiller to krav til arbeidsfri:
- minst 11 timer sammenhengende arbeidsfri i løpet av 24 timer
- minst 35 timer sammenhengende arbeidsfri i løpet av 7 dager
Kortere hviletid kan avtales i tariffbundne virksomheter under visse vilkår, men ikke kortere enn 8 timer, og den ansatte skal få tilsvarende kompenserende hvile. Hviletiden er ofte der overtiden gjør mest skade: en ekstra kveldsvakt etterfulgt av en tidlig morgen bryter 11-timersregelen før noen har tenkt på overtidsgrensen.
Plikten til å føre oversikt
Arbeidsgiver skal føre oversikt over hvor mye den enkelte arbeider, og oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og tillitsvalgte. Kravet gjelder uansett størrelse på virksomheten og uansett om de ansatte har fast lønn. Det er ikke nok å kjenne til planen; det er den faktiske arbeidstiden som skal dokumenteres. For mange små virksomheter er det dette kravet, mer enn overtidsgrensene, som gjør at et regneark ikke lenger holder.
Overtid som regler i Plan & Time
Hvordan overtid beregnes hos dere, står i avtalen deres, ikke i loven alene. Derfor er overtid i Plan & Time ikke en egen funksjon med ferdige tall, men beregningsregler dere setter opp selv. Reglene ligger i regelverket til en ansattgruppe, samme sted som fleksitid.
En overtidsregel sier hva som utløser den, hvilken lønnsart den gir og med hvilken faktor:
- timer over et fast timetall per dag, for eksempel alt over 9 timer
- timer over planlagt dag eller planlagt uke
- timer over en ukegrense
Hver regel kan avgrenses på klokkeslett og dagtype. Da kan dere lage en regel for 50 prosent på hverdager og en annen for 100 prosent etter et gitt klokkeslett, eller på søndag og helligdag. Dags- og ukesovertid kan settes opp slik at samme time ikke telles dobbelt. Kvelds- og helgetillegg per klokkeslett settes opp på samme måte, som egne regler med egen lønnsart.
For den ansatte vises resultatet som lønnsartlinjer i tidbankloggen, med regelnavnet som forklaring på hver linje. Det gjør det mulig å se hvorfor en gitt dag ga tre timer på en lønnsart og ikke på en annen. Lønnslinjene følger med inn i lønnsperioden, så grunnlaget er regnet likt for alle. Systemet regner det dere har satt opp; om oppsettet speiler loven og avtalen deres, er dere selv ansvarlige for.
Fra regler til kontroll
Beregningsregler forteller hva timene er verdt. De forteller ikke om noen har jobbet for mye. Det er en annen type regel: arbeidstidsregler, som setter grenser for timer per døgn, timer per periode og hviletid mellom vakter, og sier fra når en registrering eller en planlagt vakt nærmer seg eller bryter dem. Hvordan det fungerer, med varsel ved registrering og godkjenning med begrunnelse, står i artikkelen om arbeidstidskontroll.
Begge deler er en del av timeregistreringen i Plan & Time. Driver dere med skift eller turnus, henger de også sammen med turnusplanleggingen, der forslaget til plan kan følge de samme arbeidstidsreglene.