Hvem handler dette om
Behovet dukker opp i flere typer virksomheter enn man skulle tro:
- Idrettslag og frivillige organisasjoner med trenere, lagledere og frivillige som legger ut for utstyr, kjører til kamper eller reiser på samlinger.
- Foreninger og forbund med tillitsvalgte som deltar på møter og kurs, og som skal ha dekket reise og opphold.
- Bedrifter og offentlige virksomheter som bruker eksterne uten ansettelsesforhold: styremedlemmer, foredragsholdere, fagkonsulenter og andre som gjør enkeltoppdrag.
Fellesnevneren er den samme: personen skal ha penger tilbake, eller en godtgjørelse, uten å være ansatt. Da finnes det ingen lønnsslipp å legge utbetalingen på, og ingen ferdig flyt for å samle inn kvitteringer og kontonummer.
Derfor er det vanskelig
Utfordringen er ikke selve utbetalingen, men å behandle den riktig. Utbetalinger til folk uten ansettelsesforhold faller i praksis i tre kategorier, og de skal behandles ulikt:
- Ren refusjon av utlegg. Personen har lagt ut for noe på vegne av organisasjonen og får tilbake nøyaktig det beløpet, dokumentert med kvittering. Dette er i utgangspunktet refusjon, ikke lønn, men hver utbetaling må dokumenteres med bilag i regnskapet.
- Innrapporteringspliktige utbetalinger. Enkelte godtgjørelser og utbetalinger skal innrapporteres til myndighetene selv om mottakeren ikke er ansatt. Da må organisasjonen få dem inn i lønnsrapporteringen, selv om personen aldri skal ha lønn.
- Utbetalinger under en skattefri grense. For skattefrie organisasjoner, som idrettslag og andre ideelle, finnes det en egen skattefri grense for lønn og godtgjørelse per person per år. Grensen er knyttet til organisasjonsformen og gjelder ikke enhver virksomhet som betaler ut til eksterne, og beløpet fastsettes av myndighetene og kan endres. Holder utbetalingene seg under gjeldende grense, kan de være skattefrie for mottakeren; går de over, gjelder andre regler.
Nøyaktig hvordan en utbetaling skal behandles, avhenger av organisasjonsform, hva utbetalingen gjelder og gjeldende regler. Denne artikkelen er generell orientering, ikke skatterådgivning: konkret behandling bør avklares med regnskapsfører eller revisor før dere setter praksisen.
Slik løses det ofte i dag
I mange organisasjoner ser løsningen slik ut: kvitteringer sendes på e-post eller leveres i papir, noen fører et regneark over hvem som skal ha hva, og utbetalingene gjøres som vanlige bankoverføringer uten bilag knyttet til seg. Det fungerer, helt til noen spør hvordan det egentlig henger sammen.
Risikoen kommer i flere lag. Uten bilag på hver utbetaling er det vanskelig å vise i ettertid hva en overføring gjaldt, og ved bokettersyn er udokumenterte utbetalinger noe av det første det stilles spørsmål ved. Uten en samlet oversikt per person per år er det i praksis umulig å vite når noen nærmer seg den skattefrie grensen. Og uten et tydelig skille mellom refusjon og godtgjørelse risikerer man at innrapporteringspliktige utbetalinger aldri blir innrapportert. På toppen kommer det praktiske: purring på kvitteringer, kontonumre på SMS og en kasserer eller økonomiansvarlig som gjør alt manuelt på kveldstid.
Slik gjør vi det i Connectify Nordic
Reise & Utlegg for eksterne er løsningen vår for akkurat dette. Organisasjonen inviterer via e-post, personen registrerer seg selv, og godkjente krav fordeles automatisk mellom regnskap og lønn. Den skattefrie grensen følges opp automatisk per person per år, og grensen kan tilpasses organisasjonens behov.
- Invitasjon på e-post. Organisasjonen inviterer personen, som selv registrerer opplysningene sine og aktiverer kontoen. Kontonummer og personopplysninger lagres kryptert, i stedet for å sendes på e-post eller SMS.
- Selvbetjent registrering av krav. Personen registrerer reise, diett, kjørebok og utlegg selv, med kvittering vedlagt, på samme måte som ansatte gjør i et vanlig reiseregningssystem.
- Godkjenning før utbetaling. Kravet går til godkjenning i organisasjonen før noe utbetales, slik at det alltid ligger et kontrollpunkt og et bilag bak hver utbetaling.
- Automatisk splitt mellom regnskap og lønn. Når kravet er godkjent, rutes skattefrie utbetalinger til regnskapet, mens skattepliktige og innrapporteringspliktige beløp overføres til lønn for innrapportering, uten manuell sortering.
- Oversikt over den skattefrie grensen. For skattefrie organisasjoner holder systemet automatisk oversikt over utbetalingene per person per år mot gjeldende grense, og administrator får en samlet årsoversikt med status for hver mottaker.
Resultatet er at dokumentasjonen, skillet mellom refusjon og godtgjørelse og oversikten per person ligger i systemet fra starten, i stedet for å måtte rekonstrueres i ettertid. Systemet erstatter likevel ikke den faglige vurderingen: hvilke regler som gjelder for akkurat deres organisasjon, avklarer dere med regnskapsfører eller revisor.
Dere betaler kun for faktisk bruk: registreres en bruker bare en enkelt gang og først er tilbake etter noen måneder, betaler dere bare for den måneden brukeren var aktiv. Se hva løsningen dekker, eller ta kontakt for et uforpliktende tilbud.