Før vi begynner: denne artikkelen er generell orientering, ikke skatterådgivning. Hva som gjelder for akkurat deres utbetalinger, avhenger av beløp, mottaker og formål, og bør avklares med regnskapsfører eller revisor. Gjeldende satser og regler finnes hos Skatteetaten.
De tre begrepene
Begrepene svarer på tre forskjellige spørsmål, og de besvares uavhengig av hverandre:
- Trekkfritt. Det skal ikke trekkes forskuddsskatt av beløpet. Typisk fordi utbetalingen dekker en dokumentert kostnad den ansatte har hatt på vegne av arbeidsgiver, eller fordi den holder seg innenfor en sats myndighetene har fastsatt.
- Trekkpliktig. Det skal trekkes forskuddsskatt av beløpet, og det inngår i grunnlaget arbeidsgiveren rapporterer som lønn. Dette gjelder blant annet den delen av en godtgjørelse som ligger over den trekkfrie satsen.
- Innrapporteringspliktig. Utbetalingen skal rapporteres til myndighetene gjennom lønnsrapporteringen, uavhengig av om det skal trekkes skatt av den.
Det siste er punktet som oftest overrasker. At noe er skattefritt for mottakeren, betyr ikke at det kan holdes utenfor rapporteringen. En utbetaling kan godt være trekkfri og innrapporteringspliktig på samme tid.
Hvorfor det blir feil i praksis
Feilene skyldes sjelden slurv. De skyldes at riktig svar krever informasjon som ikke står på kvitteringen:
- Satsene endres over tid. De lovbestemte satsene for diett og kjøregodtgjørelse justeres, og en reiseregning som leveres sent, hører til en annen sats enn den som gjelder i dag. Slår man opp dagens sats, blir en gammel reise regnet feil.
- Grensen går midt i beløpet. En kjøregodtgjørelse er sjelden enten trekkfri eller trekkpliktig; den er som regel begge deler. Delen opp til satsen behandles på sin måte, delen over på en annen, og de to skal rapporteres hver for seg.
- Plikten avhenger av sammenhengen. For vanlige utlegg kan innrapporteringsplikten ikke leses av bilaget alene. Den avhenger av beløp, mottaker og formål.
I regneark og manuelle rutiner betyr dette at riktig behandling avhenger av at den som fører, husker riktig regel på riktig dato. Det går bra lenge, og så går det ikke bra.
Diett og kjøregodtgjørelse: splitten skjer automatisk
For diett og kjørebok tar systemet hele jobben:
- Beregningen skjer på serveren. Beløpet regnes ut av systemet ut fra reisen som er registrert. Det som eventuelt sendes inn fra klienten, overstyrer ingenting.
- Satsen hentes fra datoen linjen gjelder. Systemet slår opp den lovbestemte satsen som gjaldt på reisedatoen, ikke dagens. En sen reiseregning blir dermed regnet likt som om den var levert med en gang.
- Splitten gjøres automatisk. Den trekkfrie delen og den trekkpliktige delen skilles av systemet, uten at noen regner det ut for hånd.
- Hver del går på sin egen lønnsart. Delene holdes adskilt videre inn i lønnsrapporteringen, slik at de rapporteres hver for seg.
For den ansatte betyr det at man registrerer reisen, ikke summen. For økonomiansvarlig betyr det at grunnlaget er regnet likt hver gang, uavhengig av hvem som førte det og når. Hvordan selve registreringen foregår, står i elektronisk kjørebok.
Andre utgiftstyper: dere merker, systemet utfører
For vanlige utlegg er bildet et annet, og vi skal være ærlige på hvorfor. Om en utgiftstype er innrapporteringspliktig, avhenger av beløp, mottaker og formål. Det er en faglig vurdering, og den hører hjemme hos regnskapsfører eller revisor framfor i en standardinnstilling hos oss.
Derfor er ingen utgiftstyper merket innrapporteringspliktige på forhånd. Dere markerer selv hvilke typer det gjelder, i samråd med regnskapsfører. Når en utgift av en slik type godkjennes, lager systemet en egen lønnslinje for selve rapporteringen, uten å røre utbetalingen. Refusjonen til den ansatte går sin vei, og rapporteringen sin.
Det er den arbeidsdelingen som gjør dette holdbart over tid: dere tar den faglige vurderingen i oppsettet, og systemet utfører den konsekvent hver gang etterpå. Se utleggshåndtering for hvordan utgiftstypene henger sammen med kontering og godkjenning.
Hva systemet ikke gjør
Tre avgrensninger vi mener det er riktig å si høyt:
- Det tar ikke den skattefaglige vurderingen. Hvilke typer som er innrapporteringspliktige hos dere, må avklares med regnskapsfører eller revisor.
- Det garanterer ikke et skattemessig utfall. Systemet beregner og rapporterer ut fra oppsettet dere har gjort. Er oppsettet feil, blir resultatet feil.
- Det er ikke ferdig konfigurert fra start. Kontoplan, MVA-behandling og merking av innrapporteringspliktige typer er virksomhetens egne valg, og gjøres i oppstarten. Vi hjelper til med selve oppsettet.
Vil du se hvordan de trekkfrie og de trekkpliktige delene går hver sin vei etter godkjenning, går vi gjennom flyten i hvorfor ansatte slipper å vente på lønnskjøringen. Hele bildet fra kvittering til regnskap og lønn finnes i oversikten over reiseregningssystemet.