Hva som driver prisen
Nesten alle reiseregningssystemer prises ut fra de samme faktorene. Kjenner du dem, kan du sammenligne tilbud fra ulike leverandører på likt grunnlag, selv når prismodellene ser helt forskjellige ut.
- Antall brukere. Jo flere som skal registrere reiseregninger, desto høyere totalpris. Noen leverandører skiller mellom registrerte og aktive brukere, og det skillet kan utgjøre mye for virksomheter der bare noen få reiser jevnlig.
- Hvor mye systemet faktisk brukes. Enkelte priser per innleverte reiseregning eller per aktive måned i stedet for per bruker. Da betyr det mer hvor ofte det reises enn hvor mange som har tilgang.
- Hvilke moduler dere trenger. Diett, kjørebok, firmakort og utleggshåndtering kan være inkludert hos den ene leverandøren og koste ekstra hos den neste.
- Integrasjoner mot lønn og regnskap. Automatisk overføring til lønns- og regnskapssystemet er ofte det som gir størst gevinst, men hos noen leverandører prises integrasjonene som tillegg.
Når dere henter inn tilbud, be derfor om totalpris for deres antall brukere, med de modulene og integrasjonene dere faktisk trenger, ikke bare prisen på innstegsnivået.
Prismodellene i markedet
Tre prismodeller går igjen. Ingen av dem er i seg selv billigere enn de andre; det avgjørende er hvor godt modellen treffer måten dere reiser på.
Per bruker per måned
Den vanligste modellen: en fast pris per bruker per måned, ofte med rabatt ved mange brukere. Den er forutsigbar og enkel å budsjettere, og lønner seg når de fleste brukerne leverer reiseregninger jevnlig. Baksiden er at dere betaler like mye for brukeren som reiser bare en gang i året, som for den som reiser hver uke.
Fast månedsavgift pluss pris per bruker
Noen leverandører kombinerer en fast plattformavgift med en lavere pris per bruker. Modellen passer ofte større virksomheter, der den faste avgiften fordeles på mange. For små virksomheter kan grunnavgiften derimot bli en uforholdsmessig stor del av totalen, så regn alltid om til pris per aktiv bruker når du sammenligner.
Betaling etter faktisk bruk
Her betaler dere bare når systemet brukes, for eksempel per innleverte reiseregning eller per måned en bruker er aktiv. Modellen lønner seg der mange har tilgang, men få reiser jevnlig, og for organisasjoner med sesongvariasjon, frivillige eller eksterne. Prisen svinger med aktiviteten, så budsjettet blir mindre forutsigbart, men dere betaler aldri for tilgang som ikke brukes.
Kostnadene som ikke står i prislista
Månedsprisen er sjelden hele bildet. Når du sammenligner tilbud, er det disse postene som oftest skiller et godt tilbud fra et dyrt:
- Implementering og oppsett. Noen leverandører tar en engangssum for etablering, oppsett av konteringsregler og innlasting av ansatte. Andre inkluderer det. Spør hva som inngår, og hva som eventuelt faktureres per time.
- Integrasjoner. Kobling mot lønns- og regnskapssystemet kan være inkludert, priset som et fast tillegg per måned eller fakturert som et eget etableringsprosjekt. Dette er posten med størst variasjon mellom leverandørene.
- Opplæring. Et system ingen har lært seg, gir ingen gevinst. Sjekk om opplæring av ansatte og administratorer er inkludert, og hva oppfølging underveis koster.
- Support. Er support inkludert i prisen, eller faktureres henvendelser i tillegg? Sjekk også responstid, og om supporten er på norsk.
- Minimumsavtaler. Enkelte avtaler har et minstebeløp per måned uansett bruk, eller krever et minste antall brukere. Det kan gjøre en lav pris per bruker dyr i praksis for små virksomheter.
- Bindingstid. Noen avtaler løper uten binding, andre binder dere i ett år eller mer. Kort eller ingen bindingstid gir dere forhandlingsposisjonen tilbake hvis systemet ikke leverer.
- Prisjusteringer. Se etter hvordan prisen kan endres over tid: årlig regulering, varslingsfrist og om prisen er låst i avtaleperioden.
Hva manuell håndtering koster i dag
Det mest misvisende nulltallet i regnestykket er kostnaden ved å fortsette som før. Manuelle reiseregninger ser gratis ut fordi det ikke kommer noen faktura, men tiden går med likevel: den ansatte skal samle kvitteringer, slå opp satser og fylle ut skjema, leder skal kontrollere og godkjenne, og økonomiansvarlig skal purre på manglende kvitteringer, rette feil kontering og punche alt inn i lønns- og regnskapssystemet. Feil i satser eller MVA som oppdages sent, gir i tillegg etterarbeid i både regnskap og innrapportering.
Vi gir deg ikke en ferdig statistikk på hva dette koster, for tallene varierer for mye fra virksomhet til virksomhet til at ett gjennomsnitt er ærlig. Gjør heller et enkelt regnestykke selv: ta tiden på de neste fem reiseregningene, fra kvittering til ferdig bokført bilag, og ta med både den ansattes, leders og økonomiansvarligs tid. Gang med antall reiseregninger i året, og sett deres egen timepris på det. For de fleste er det dette tallet, ikke lisensprisen, som avgjør om et reiseregningssystem lønner seg.
Er dere usikre på hva et system faktisk tar over av arbeid, gir oversikten over hvordan et reiseregningssystem fungerer et konkret bilde av flyten fra kvittering til regnskap og lønn.
Sjekkliste: spørsmål til leverandøren
Ta med disse spørsmålene inn i leverandørmøtet. Svarene avslører totalkostnaden raskere enn noen prisliste:
- Hva er totalprisen for vårt antall brukere, med modulene og integrasjonene vi trenger?
- Skiller dere mellom registrerte og aktive brukere, og hva betaler vi for brukere som ikke leverer noe en måned?
- Hva koster etablering og oppsett, og hva er inkludert i det?
- Er integrasjonen mot vårt lønns- og regnskapssystem inkludert, og hvem setter den opp?
- Er opplæring inkludert, eller faktureres den i tillegg?
- Hva koster support, og er den på norsk?
- Har avtalen bindingstid, minstebeløp eller et minste antall brukere?
- Hvordan og hvor ofte kan prisen justeres, og med hvilken varslingsfrist?
- Hva skjer med dataene våre hvis vi sier opp avtalen?
- Kan vi teste systemet i egen virksomhet før vi bestemmer oss?
Slik priser vi det i Connectify Nordic
Til slutt, siden det er rimelig å spørre: vi setter prisen ut fra virksomhetens størrelse og faktiske bruk, og oppgir den i et uforpliktende tilbud. Reiseregningssystemet Reise & Utlegg prises per bruker, mens løsningen for frivillige og eksterne betales etter faktisk bruk. Alt oppgis eks. mva., uten skjulte tillegg, og avtalen har ingen bindingstid. Kobling mot lønns- og regnskapssystemet deres er en del av oppsettet, og bruker dere et vanlig system vi ikke støtter ennå, bygger vi integrasjonen uten ekstra kostnad.
Tar dere kontakt, får dere 30 dagers gratis prøveperiode før dere bestemmer dere. Les mer om hvordan prisen settes, eller se hva reiseregningssystemet dekker.