Hva fleksitid er
Fleksitid betyr at den ansatte har en avtalt arbeidstid, for eksempel 37,5 timer i uka, men selv kan variere når timene legges. Jobber hen mer enn avtalt en dag, bygges det opp plusstid. Jobber hen mindre, trekkes det fra. Saldoen følger den ansatte og tas ut som avspasering senere.
Ordningen er frivillig for arbeidsgiver å tilby, og innholdet avtales lokalt: i arbeidsavtalen, i personalhåndboken eller i tariffavtalen. Arbeidsmiljøloven gir arbeidstakere rett til fleksibel arbeidstid dersom det kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for virksomheten, men loven sier lite om hvordan ordningen skal se ut. Det er derfor det finnes så mange varianter, og derfor to bedrifter sjelden mener nøyaktig det samme med «fleksitid».
Elementene i en fleksitidsordning
De fleste ordninger bygges av de samme delene. Hva som gjelder hos dere, står i avtalen deres, men begrepene er gjerne disse:
- Kjernetid. Tidsrommet alle skal være på jobb, typisk midt på dagen. Utenfor kjernetiden, i den ytre arbeidstiden, velger den ansatte selv.
- Normaltid. Den avtalte arbeidstiden per dag eller uke. Det er differansen mot normaltiden som gir pluss eller minus.
- Plusstid og minustid. Timer over normaltid gir plusstid, timer under gir minustid. Noen ordninger regner time for time, andre bruker en faktor for enkelte dager eller tidspunkter.
- Tak på saldoen. Mange avtaler setter en øvre grense for hvor mye plusstid som kan spares opp, og en nedre grense for minus. Hva som skjer med timer over taket, varierer: i noen ordninger faller de bort, i andre må de tas ut innen en frist.
- Avspasering. Oppsparte timer tas ut som fri, hele eller halve dager, etter avtale med leder.
- Oppgjørsperiode. Noen ordninger gjør opp saldoen ved årsskiftet, andre lar den løpe.
Fleksitid er ikke overtid
Den vanligste misforståelsen: plusstid er ikke overtid. Overtid er arbeid utover lovens alminnelige arbeidstid, pålagt av arbeidsgiver, og gir rett til overtidstillegg. Plusstid i en fleksitidsordning er timer den ansatte selv velger å legge inn, innenfor rammene avtalen setter, og gjøres opp som fri.
Grensen må likevel passes på. Pålegger lederen den ansatte å jobbe lenger, er det overtid uansett hva timene kalles i etterkant. Og en fleksitidsordning erstatter ikke arbeidstidsreglene: grensene for daglig og ukentlig arbeidstid og kravet til hviletid gjelder like fullt. Vi har skrevet mer om det i artikkelen om overtid og arbeidstidsregler.
Hvorfor fleksitidsregnskapet skaper uenighet
På papiret er et fleksitidsregnskap enkel aritmetikk. I praksis er det en av de vanligste kildene til uenighet mellom ansatt og arbeidsgiver, av tre grunner:
- Regnestykket er usynlig. Saldoen oppdateres i et regneark eller i hodet på den ansatte, og ingen kan se hvordan den ble til. Når den ansatte mener saldoen er 22 timer og leder mener 14, finnes det ingen felles fasit.
- Reglene er ikke skrevet ned slik at de kan regnes med. «Vi er fleksible» er en kultur, ikke en regel. Først når noen spør om lørdagstimer teller dobbelt, oppdager man at det aldri ble bestemt.
- Korrigeringer forsvinner. Leder justerer saldoen etter en samtale, men justeringen står ingen steder. Et år senere husker ingen hvorfor.
Felles for alle tre er at løsningen ikke er mer kontroll, men mer synlighet: regler som er skrevet ned slik at de kan regnes med, og en saldo begge parter kan åpne og forstå.
Slik føres fleksitid i Plan & Time
I Plan & Time er fleksitid et resultat av regler dere setter opp selv. Ingenting er ferdig oppsatt, og det er bevisst: ordningen deres står i avtalen deres, og det er den som skal speiles.
Reglene lever i et regelverk, som er en ansattgruppe med sitt eget oppsett. En regel kan for eksempel si at timer over planlagt tid gir fleksitid, og at timer under planlagt tid gir minustid. Vil dere komme raskt i gang, finnes malene «Standard fleksitid» og «Minustid», som dere velger aktivt og justerer etterpå.
Reglene kan avgrenses så de speiler avtalen:
- på klokkeslett, for eksempel bare timer etter et gitt tidspunkt
- på dagtype: hverdag, lørdag, eller søndag og helligdag
- per dag eller per uke
Samme oppsett brukes også til lønn. En regel kan gi fleksitid, eller den kan gi en lønnsart, som overtid eller et tillegg. Dermed håndteres fleksitid, overtid og tillegg i samme regelverk, og dere slipper å vedlikeholde to parallelle oppsett.
Tak på saldoen er valgfritt. Setter dere et tak, forsvinner ikke timene over taket i stillhet: de vises som en egen linje, «Bortfalt over tak», slik at både ansatt og leder ser hva som skjedde. Saldoen løper fra periode til periode uten nullstilling ved årsskiftet; ønsker dere et oppgjør, gjøres det som en justering som står i loggen.
Saldo og logg for den ansatte
Den ansatte ser saldoen sin på dashbordet, i oppsummeringen i kalenderen og i mobilappen under «Fleksitid». Viktigere enn tallet er loggen bak det. Hver linje forklarer seg selv, for eksempel «1,0 t over × 0,5», så det er mulig å følge hvordan saldoen ble til, dag for dag. Loggen kan filtreres på fleksitid eller lønnsart, og på periode. Det er dette som fjerner diskusjonen: det finnes en felles fasit begge kan åpne.
Sjekk inn og sjekk ut
Vil dere at timene skal komme fra faktisk tilstedeværelse framfor en manuelt ført timeliste, kan sjekk inn og sjekk ut slås på per regelverk. Den ansatte sjekker inn når dagen starter og ut når den slutter, på web eller i mobilappen. Appen fungerer uten nettdekning og sender økten når den er på nett igjen.
Når den ansatte sjekker ut, blir økten en vanlig registrering som går inn i fleksitidsberegningen som alle andre timer. Leder ser stemplingsøktene under Godkjenning og kan rette dem der. Retter den ansatte sin egen økt, går rettelsen til leder for godkjenning. Stemplingen registrerer tid, ikke sted.
Hvem kan gjøre hva
Ansvaret er fordelt slik at ingen kan rette sitt eget regnskap i stillhet:
- Ansatt ser egen saldo og logg, fører timer eller sjekker inn og ut. Den ansatte kan ikke justere saldoen selv.
- Leder kan justere saldoen og regne om for sine ansatte, for eksempel etter at en avtale om avspasering er gjort. Leder kan ikke justere sin egen saldo.
- Admin kan justere for alle.
Hver justering står i loggen med kilde, så det alltid går å se hvem som endret hva, og når.
Det systemet ikke gjør
- Det tar ikke stilling til hva som er en god fleksitidsordning. Kjernetid, faktorer, tak og oppgjør er avtalen deres; systemet regner på det dere har bestemt.
- Fleksitid utbetales ikke. Plusstid gjøres opp som fri. Timer som skal lønnes, settes opp som lønnsart i stedet.
- Det passer ikke på arbeidsmiljøloven for dere. Vil dere ha beskjed når noen nærmer seg grenser for arbeidstid eller hviletid, setter dere opp egne arbeidstidsregler. Hvordan det fungerer, står i artikkelen om arbeidstidskontroll.
Fleksitid er en del av timeregistreringen i Plan & Time. Se timeregistrering for hvordan timer, fravær, godkjenning og lønnsperiode henger sammen.