Personvernerklæring for Tjenesten
1. Hvem vi er og hva erklæringen dekker
Connectify Nordic AS har organisasjonsnummer 938 667 853 og adresse Trondalsveien 75, 1621 GRESSVIK. Vi leverer programvaren Plan & Time og Reise & Utlegg i nettleser og mobilapp. Spørsmål om personvern sendes til support@c-n.no.
Erklæringen gjelder opplysningene vi behandler for egne formål i forbindelse med Tjenesten, der vi er behandlingsansvarlig: kontaktpersoner hos kunder, brukere som logger inn, sikker pålogging, support og fakturering.
Opplysningene kundene legger inn i Tjenesten – for eksempel ansattes timer, fravær, utlegg og reiseregninger – behandler vi på vegne av kunden. Der er kunden behandlingsansvarlig, og behandlingen reguleres av databehandleravtalen i kundeavtalen. Er du ansatt hos en av kundene våre, er det arbeidsgiveren din du skal spørre om disse opplysningene.
2. Hvilke opplysninger vi behandler, hvorfor og hvor lenge
Grunnlaget er angitt etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1.
| Hvem og hva | Formål | Grunnlag | Hvor lenge |
|---|---|---|---|
| Kontaktpersoner hos kunder: navn, stilling, arbeidsgiver, e-post, telefon og korrespondanse | Inngå og følge opp avtalen med kunden | Avtale (b) når du selv er avtalepart; ellers berettiget interesse (f) | Kundeforholdet og 12 måneder etter; lengre der bokføringsloven krever det |
| Brukere som logger inn: navn, e-post, brukernavn, rolle, virksomhet og eventuelt profilbilde du selv laster opp | Gi deg tilgang til kontoen din | Avtale (b) | Så lenge kontoen er aktiv, deretter 5 år. |
| Påloggings- og sikkerhetslogg: tidspunkt, IP-adresse, enhets- og nettleserinformasjon, sikkerhetshendelser | Oppdage misbruk, feilsøke og holde Tjenesten stabil | Berettiget interesse (f) i sikker drift | Så lenge kontoen er aktiv, deretter 5 år. |
| Innlogging: tekniske nøkler som holder deg innlogget; på serveren lagres bare et kryptografisk avtrykk | Holde deg innlogget | Avtale (b) og berettiget interesse (f) | Mobilapp: så lenge du bruker appen minst hver 60. dag, maks 180 dager. Nettleser: utlogging etter 12 timer uten aktivitet. Utløpte oppføringer slettes innen 30 dager |
| Tofaktorautentisering (valgfri): nøkkel for engangskoder, gjenopprettingskoder (som avtrykk) og klarerte enheter med enhetsetikett | Ekstra beskyttelse av kontoen, bare hvis du slår det på | Avtale (b) og berettiget interesse (f) | Så lenge tofaktor er på; klarert enhet i 30 dager |
| Push-varsler i mobilappen: enhetens varslingsnøkkel | Sende varsler du har tillatt | Avtale (b) | Slettes når du logger ut av appen, ellers senest når kontoen slettes |
| Support: kontaktopplysninger, henvendelsen med vedlegg, tidspunkt og saksnummer | Svare på og følge opp henvendelsen | Avtale (b) eller berettiget interesse (f) | Ingen tidsfrist, legges i arkiv i saksystem. Slettes på forespørsel fra kunde. |
| Fakturering: fakturamottaker, faktura- og betalingsopplysninger | Fakturere og oppfylle bokføringsplikten | Rettslig forpliktelse (c) og avtale (b) | 5 år etter regnskapsårets slutt |
Vi behandler ikke særlige kategorier av personopplysninger for egne formål.
3. Hvem vi deler opplysninger med
Vi selger ikke personopplysninger. Disse leverandørene behandler opplysninger på våre vegne etter databehandleravtale:
| Leverandør | Oppgave | Hvor |
|---|---|---|
| Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft Azure) | Drifter serverne, databasen, sikkerhetskopiene og driftsloggen som Tjenesten kjører på | Sverige (EØS) |
| SMTP2GO | Sender e-post fra Tjenesten (varsler, invitasjoner, tilbakestilling av passord) | EU-endepunkt; selskapet er i New Zealand, som har godkjent beskyttelsesnivå |
| Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365) | Drifter e-postkontoen vår: supportkorrespondanse og e-post vi sender til kunder og brukere | EU (Microsofts EU Data Boundary) |
| TripleTex | Fakturering og regnskap | Norge |
Leverandører som behandler kundenes data, står i kundeavtalens Vedlegg 1. Vi kan også utlevere opplysninger til myndigheter når loven krever det, og til revisor og advokat.
Overføring utenfor EØS skjer bare med gyldig grunnlag etter GDPR kapittel V: adekvansbeslutning (artikkel 45, for eksempel New Zealand eller EU-US Data Privacy Framework) eller EUs standard personvernbestemmelser med nødvendige tilleggstiltak (artikkel 46). Du kan be om informasjon om grunnlaget.
4. Lagring på enheten din
- Nettleser: innloggingsnøkler, grunnleggende profilopplysninger og tidspunkt for siste aktivitet (for automatisk utlogging) lagres i nettleserens lokale lagring, sammen med visningsvalg. Innloggingsopplysningene fjernes når du logger ut. Velger du «husk denne enheten» ved tofaktor, settes informasjonskapselen
CN.TrustedDevice, som bare brukes ved innlogging og varer i 30 dager. - Mobilapp: innloggingsnøkkelen lagres i enhetens sikre lagring. Appen husker innstillingene dine og kan mellomlagre dine egne data i inntil 24 timer; mellomlageret slettes når du logger ut. Opplåsing med ansikt eller fingeravtrykk kontrolleres på enheten – vi mottar ingen biometriske opplysninger.
Lagringen er strengt nødvendig for å levere Tjenesten og krever ikke samtykke (ekomloven § 3-15 annet ledd). Tjenesten bruker ingen lagring for sporing, analyse eller annonsering.
5. Dine rettigheter
Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning og dataportabilitet, og til å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse. Send henvendelsen til support@c-n.no. Vi svarer senest innen en måned; i kompliserte saker kan fristen forlenges med inntil to måneder, og da får du beskjed. Vi kan be deg bekrefte identiteten din.
Gjelder henvendelsen opplysninger arbeidsgiveren din har lagt inn i Tjenesten, henviser vi deg til arbeidsgiveren.
Du kan klage til Datatilsynet (datatilsynet.no). Ta gjerne kontakt med oss først.
6. Tilgjengelighet og endringer
Erklæringen følger kundeavtalen mellom Connectify Nordic AS og kunden. Brukerne får den presentert ved første innlogging i nettleser og mobilapp, og den er alltid tilgjengelig via lenke i Tjenesten. Du blir ikke bedt om å godta erklæringen; den er informasjon til deg. Ved vesentlige endringer varsler vi kunden på e-post og brukerne i Tjenesten.
Spørsmål om personvern i Tjenesten?
Skriv til oss, så svarer vi på hvordan Connectify Nordic AS behandler opplysningene dine i Plan & Time og Reise & Utlegg.